Gastprofessoren

Zur Erstattung von Reisekosten an Gastvortragende wird auf die Hochschulöffentlichen Bekanntmachungen Teil II (HÖB) Nr. 04. Finanzen, Planung, Beschaffungswesen in der jeweils geltenden Fassung verwiesen.

Bei der Beurteilung der Angemessenheit der Vergütung sind sowohl die Bedeutung und der Umfang des Gastvortrages als auch die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit gemäß § 7 Landeshaushaltsordnung des Land Sachsen-Anhalt (LHO LSA) sowie des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) zu berücksichtigen.

Die Abrechnung des Gastvortrages ist dem Dezernat Finanzangelegenheiten mit allen erforderlichen Unterlagen (Vereinbarung sowie Originalbelege zur Erstattung der Fahrt- und Übernachtungskosten) zu übersenden.

Lehrbeauftragte

Sofern im eigentlichen Lehrauftrag neben der Lehrauftragsvergütung auch ein „Auslagenersatz“ vereinbart wurde, erfolgt die Erstattung der mit dem Lehrauftrag verbundenen Kosten (insbesondere Reisekosten) nach den an der OVGU geltenden rechtlichen Bestimmungen.

Grundsätzlich planen die Institute/SPRZ die notwendigen Mittel für Reisekosten und sonstige Mehraufwendungen im Rahmen der Antragstellung zu den Lehraufträgen mit ein und vermerken bereits im Vorfeld auf dem Antragsformular, ob und in welchem geplanten Umfang auch eine Erstattung der Auslagen erfolgen soll.

Dazu haben die Lehrbeauftragten nach Abschluss des Lehrauftrages die Anlage 5 „Auslagenersatz für Fahrkosten und Mehraufwendungen“ auszufüllen und die Bestätigung der mittelbewirtschaftenden Kostenstelle zu den gemachten Angaben einzuholen.

Eine Erstattung notwendiger Mehraufwendungen ist nur im Rahmen verfügbarer Haushaltsmittel sowie unter Einhaltung der Bestimmungen des HSG LSA und des Drittmittelgebers sowie weiterer beamtenrechtlicher und reisekostenrechtlicher Regelungen, u. a. des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) möglich.

Voraussetzung für die Erstattung von Reisekosten ist, dass die Lehrbeauftragten ihren Dienst- oder Wohnort nicht am Hochschulort haben. Es werden nur die tatsächlich entstandenen, grundsätzlich durch Originalbelege nachgewiesenen, notwendigen Reisekosten in angemessener Höhe erstattet. Kosten für Verpflegung und Unterkunft werden nur auf Nachweis erstattet. Es gilt die Ausschlussfrist von 6 Monaten. Zahlungen von Pauschalbeträgen in Höhe des Tage- und Übernachtungsgeldes sind nicht zulässig.

Außenstehende mit Einladung

• Externe Gutachter,
• Externe Mitglieder von Gremien, Arbeitsgruppen, Kommissionen oder Berufungskommissionen an der OVGU sowie
• Sonstige Externe, die im Auftrag der OVGU tätig sind,

reisen auf Grundlage einer Einladung.

Im Rahmen dieser könnte beispielsweise festgelegt sein, welche Aufwendungen (Bsp. nur Übernachtungskosten) einer jeweilig außenstehenden Person vergütet werden sollen.

Die Kostenerstattung kann formlos beantragt werden. Alle tatsächlich entstandenen notwendigen Aufwendungen sind durch Beibringen von Kostennachweisen im Original (Bsp. Hotelrechnung) zu belegen.

Aufwendungen, die nicht durch Kostennachweise im Original belegt sind, werden nicht erstattet.

Pauschvergütungen (Bsp. Übernachtungsgeld) werden nicht gewährt.

Die Vergütung von Verpflegungsmehraufwendungen oder die Zahlung eines analogen Tagegeldes ist nach Auffassung des Dezernates Finanzangelegenheiten ungerechtfertigt und darf Gästen demzufolge nicht zugesagt werden, da diese den Bestimmungen des BRKG nicht unterliegen.

Der Erstattungsantrag enthält - neben allen Kostennachweisen - Namen, Privatanschrift und Bankverbindung der außenstehenden Person sowie die Reisedaten (Reiseweg, Reisezeitraum, Reisezweck) und das Einladungsschreiben. Der Erstattungsantrag ist von der antragstellenden Person handschriftlich zu unterzeichnen.

Die Abrechnung und Beantragung der Rückerstattung der entstandenen notwendigen Reisekosten sollte zeitnah nach Beendigung der Reise erfolgen.

Die Ausschlussfrist richtet sich nach den entsprechenden Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB).

Außenstehende mit privatrechtlicher Vereinbarung

• Hochschullehrer im Ruhestand ohne Ruhestandsvereinbarung,
• Studierende ohne Arbeitsverhältnis mit der OVGU sowie
• Eingeschriebene Promovenden/Stipendiaten,

die im Auftrag der OVGU tätig sind, reisen auf Grundlage einer abgeschlossenen privatrechtlichen Vereinbarung.

Die Genehmigung zur Durchführung derartiger Reisen mittels Dienstreiseantrag ist nicht zulässig.

Im Rahmen der privatrechtlichen Vereinbarung könnte beispielsweise  festgelegt sein, welche Aufwendungen (Bsp. nur Übernachtungskosten) einer jeweilig außenstehenden Person vergütet werden sollen.

Die Kostenerstattung kann formlos beantragt werden. Alle tatsächlich entstandenen notwendigen Aufwendungen sind durch Beibringen von Kostennachweisen im Original (Bsp. Hotelrechnung) zu belegen.

Sollen Verpflegungsmehraufwendungen vergütet werden, sind auch hier die entsprechenden Kostennachweise (Bsp. Rechnung Restaurant) im Original beizubringen.

Aufwendungen, die nicht durch Kostennachweise im Original belegt sind, werden nicht erstattet.

Pauschvergütungen (Tage- und Übernachtungsgeld) werden nicht gewährt. Für einen ausreichenden Versicherungsschutz ist in Eigenregie Sorge zu tragen.

Der Erstattungsantrag enthält Namen, Privatanschrift und Bankverbindung der außenstehenden Person sowie die Reisedaten (Reiseweg, Reisezeitraum, Reisezweck). Er ist von der antragstellenden Person handschriftlich zu unterzeichnen. Beizufügen sind alle maßgeblichen Kostennachweise sowie die geschlossene privatrechtliche Vereinbarung im Original.

Die Abrechnung und Beantragung der Rückerstattung der entstandenen notwendigen Reisekosten sollte zeitnah nach Beendigung der Reise erfolgen.

Die Ausschlussfrist richtet sich nach den entsprechenden Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB).

• dienstliche Notwendigkeit liegt vor,
• Zahl dienstreisender Personen ist auf notwendiges Maß beschränkt,
• persönliche Angaben sind vollständig,
• Reiseziel und Reisezweck sind angegeben,
• Beginn und Ende der Reise sind angeben (Bei der Verbindung der Dienstreise mit einer privaten Reise der tatsächliche dienstliche und private Verlauf!),
• Finanzierung ist sichergestellt,
• Finanzierung der Reise gemäß Bundesreisekostengesetz (bei Drittmittelprojekten siehe ggf. Verwendungsrichtlinien des Drittmittelgebers),
• Entscheidung über antragsgemäße oder eingeschränkte Genehmigung,
• Beförderungsmittel ist angegeben und ggf. begründet (Wirtschaftlichkeit beachten). 
• Bei geplanter Dienstreise über mehrere Monate → im Zweifelsfall K22 kontaktieren, um i. R. der Einzelfallprüfung zu klären, ob es sich bei der Reise ggf. um eine Entsendung handelt.

Bei Genehmigung des Beförderungsmittels bitte beachten:

• Nutzung Deutsche Bahn (Fahrpreisermäßigungen (Bsp. BahnCard), innerhalb Deutschlands 2. Klasse),
• Nutzung Flugzeug (Begründung: dienstlich, terminbedingt, wirtschaftlich, zeitlich, Fürsorgegründe (Bsp. erhebliche Verkürzung Reisedauer zur Betreuung Angehöriger),
• Nutzung Mietwagen (Begründung; keine Zusatzversicherungen abschließen),
• Nutzung Taxi (Begründung (Bsp. Fahrt zur Nachtzeit)),
• Nutzung Privat-Pkw:
  • Vorrang: Kleine Wegstreckenentschädigung (0,20 Euro/km), maximal 130 Euro je Dienstreise (Hin- und Rückfahrt) -> Achtung: Keine Sachschadenhaftung und keine Entschädigung Unterhaltungs- und Instandsetzungskosten.
  • Ausnahme: Große Wegstreckenentschädigung (0,35 Euro/km) nur bei  erheblichem dienstlichen Interesse (Bsp. schweres (mind. 25 kg) und/oder sperriges Dienstgepäck). Sachschadenhaftung besteht.

Vom Rektorat wurde der Campusbegriff festgelegt und umfasst die in anliegendem Plan umrandeten Bereiche.

 Zum Campus der OVGU Magdeburg gehören damit:

• Campus Universitätsplatz 2,
• Gebäude Am Krökentor (G43),
• Gebäude am Schroteplatz (G40, 41, 42 und 44),
• Gebäude Große Steinernetischstraße (G50),
• Gebäude des Wissenschaftshafens.

Zum Campus der OVGU Magdeburg gehört nicht das Areal der Medizinischen Fakultät (FME).

Dienstort ist die politische Gemeinde, in der sich die Dienststätte befindet. Der tatsächliche Dienstleistungsort ist maßgebend. Bei abgeordneten Mitarbeitern ist Dienstort der neue Beschäftigungsort. Bei Tele- und Wohnraumarbeit gilt der Sitz der zuständigen Dienststelle als Dienstort.

Es bedarf keines separaten Dienstreiseauftrages für Kraftfahrer. Berufskraftfahrer machen keine Dienstreise, sondern üben eine Fahrtätigkeit aus.

Die „zu befördernde dienstreisende Person“ vermerkt im eigenen Dienstreiseantrag, dass ein Dienstwagen mit Fahrer genutzt wird. Durch den konkreten Fahrauftrag und das Fahrtenbuch ist hinreichend belegt, dass der Berufskraftfahrer dienstlich beansprucht ist.

Sind Kraftfahrer von Dienstwagen an der Dienstreise anderer Beschäftigter beteiligt, haben sie Anspruch auf die Erstattung der damit verbundenen notwendigen Aufwendungen für Übernachtung und sonstige Kosten (Nebenkosten).

Auf Basis der Dienstanweisung des Bundes erhalten Kraftfahrer Tagegeld, wenn sie außerhalb des Ortes, in dem sich die Dienstbehörde (Magdeburg) befindet, unterwegs sind.

Entstehen bei Erledigung eines Dienstgeschäftes notwendige Auslagen, die nicht als Fahrtkosten, Wegstreckenentschädigung oder Tage- und Übernachtungsgeld zu vergüten sind, werden diese als Nebenkosten erstattet. Die notwendigen Auslagen müssen ursächlich und unmittelbar mit der Erledigung des Dienstgeschäftes zusammenhängen.

Als erstattungsfähige Nebenkosten kommen insbesondere in Betracht:

• Kosten der Gepäckversendung (ab 15 kg Handgepäck) und -aufbewahrung sowie der Gepäckversicherung für persönliches und dienstliches Reisegepäck
• Eintrittsgeld für dienstlich notwendige Teilnahme an Veranstaltungen (Bsp. Ausstellungen, Tagungen),
• Dienstlich veranlasste Kommunikation (Bsp. Internet, Telefon),
• Auslandseinsatzentgelt bei Kreditkarteneinsatz für erstattungsfähige Reisekosten unter Berücksichtigung des Kreditkartenumrechnungskurses sowie Bankspesen oder Gebühren für Barabhebungen an Geldautomaten im Ausland,
• Kosten für Garagenmieten und Parkgebühren bei Benutzung von Dienstkraftfahrzeugen, privaten Kraftwagen, wenn an der Benutzung ein „erhebliches dienstliches Interesse“ (Große Wegstreckenentschädigung) (§ 5 Abs. 2 BRKG) festgestellt wurde oder Mietwagen (§ 4 Abs. 4 BRKG),
• Parkgebühren in sonstigen Fällen (§ 5 Abs. 1 und Abs. 3 BRKG) bis zu 15 Euro/Tag (Kleine Wegstreckenentschädigung)
• Kosten für Fähren und Mauten bei Benutzung von Kraftfahrzeugen,
• Kosten der freiwilligen CO₂-Kompensation bei Nutzung eines privaten Kraftwagens,
• Kosten für ärztliche Zeugnisse und erforderliche Untersuchungen (Bsp. Tropentauglichkeitsuntersuchung), notwendige Impfungen einschließlich Sera im Zusammenhang mit Auslandsdienstreisen, Grenzübertritts- und Zollpapiere, Visa sowie Aufwendungen für die Beschaffung eines Reisepasses (inkl. Passbilder), wenn dieser im Zusammenhang mit einer Dienstreise benötigt wird.

Kosten für eine nicht im öffentlichen Dienst stehende Begleitperson schwerbehinderter Beschäftigter werden entsprechend den Vorschriften des BRKG erstattet, wenn der schwerbehinderte Beschäftigte das Dienstgeschäft nur mit fremder Hilfe ausführen kann.

Nicht erstattungsfähig sind insbesondere:

• Reiseausstattung (Bsp. Koffer, Taschen),
• Tageszeitungen, Trinkgelder, Geschenke,
• Unterkunftsverzeichnisse, Stadtpläne, Landkarten,
• Reiseversicherungen (Bsp. Reiseunfallversicherung, -rücktrittsversicherung, -haftpflichtversicherung, Flugunfallversicherung, Auslandskrankenversicherung -> „Selbstversicherungsprinzip des LSA“)
• Ersatzbeschaffung, Reparatur oder Reinigung mitgeführter Kleidungs- und Reiseausstattungsstücke,
  • Auslagen für Kreditkarten (Jahresgebühr),
  • Arzt- und Arzneimittelkosten.

Betreuungs- und Pflegekosten für Familienangehörige sind keine zur Erledigung des Dienstgeschäftes notwendigen Ausgaben und können daher nicht erstattet werden.

Bei Nichtantritt oder Abbruch der Dienstreise aus dienstlichen oder zwingend privaten Gründen können erstattet werden:

• Kosten für die Stornierung von Flug- und Fahrscheinen sowie Hotel- und Unterkunftsreservierung,
• vorausbezahlte Teilnehmergebühren, soweit sie nicht vom Veranstalter erstattet werden.

Eine Kostenerstattung erfolgt unter der Voraussetzung, dass unverzüglich nach Kenntnis von Hinderungsgründen der Schadenminderungspflicht nachgekommen wird.

Dazu sind alle Möglichkeiten zu ergreifen, die entstehenden Kosten so gering wie möglich zu halten und bereits eingegangene Verpflichtungen so weit wie möglich rückgängig zu machen.

Vorbemerkungen

Das Ministerium der Finanzen des Landes Sachsen-Anhalt weist darauf hin, dass die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit von der dienstreisenden wie auch von der genehmigenden Person berücksichtigt werden müssen.

In diesem Zusammenhang wird darauf verwiesen, dass bereits bei der Anordnung/Genehmigung von Dienstreisen darauf zu achten ist, dass die grundsätzlich freie Wahl des Beförderungsmittels nicht zu wirtschaftlich unvertretbaren Ergebnissen führen darf.

Neben der Wirtschaftlichkeit bei der Wahl des Beförderungsmittels sollen auch Aspekte der flexiblen Einsatzplanung in die Überlegungen einfließen. Aus ökologischen Erwägungen* und Fürsorgegründen wird davon ausgegangen, dass ein Kraftfahrzeug gegenüber regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln als flexibler anzusehen ist und daher in der Regel für kürzere Strecken zum Einsatz kommt.

Grundsätzlich kann davon ausgegangen werden, dass die Nutzung regelmäßig verkehrender Beförderungsmittel (Bsp. Deutsche Bahn) für längere Strecken, insbesondere in Kombination mit einer BahnCard (geschäftlich/privat) und dem Geschäftskundenrabatt, wirtschaftlicher und sachgerecht ist.

*) Dem „Klimaschutzprogramm 2030“ der Bundesregierung kann so entsprochen werden, um durch eine Minderung von Emissionen aus Dienstreisen künftig verstärkt Belange der Umweltverträglichkeit und Nachhaltigkeit Berücksichtigung finden zu lassen. Damit treten insbesondere bei der Wahl des Reisemittels neben das Kriterium der Wirtschaftlichkeit auch umweltbezogene Aspekte wie beispielsweise geringer C0₂-Ausstoß bzw. C0₂-Neutralität.

Reisekosten

Wird für das von der reisenden Person gewählte Verkehrsmittel seitens der genehmigenden Person eine Reisegenehmigung erteilt, erfolgt eine entsprechende Vergütung der anfallenden Aufwendungen unter Einbeziehung möglicher Fahrpreisermäßigungen (Bsp. BahnCard, Geschäftskundenrabatt). Dabei gilt Folgendes:

Kosten, die für Fahrten mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln entstanden sind, werden nur in Höhe der Kosten der billigsten Karte der allgemein niedrigsten Klasse eines regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels erstattet. § 4 Abs. 1 Sätze 2 (Erstattung Fahrtkosten der nächsthöheren Klasse bei mindestens zwei Stunden Fahrzeit) und 4 (Erstattung Kosten einer höheren Klasse durch dienstliche Gründe) wie auch § 4 Abs. 3 (Erstattung Kosten nächsthöherer Klasse bei Behinderungsgrad von mindestens 50) Bundesreisekostengesetz (BRKG) sowie die entsprechenden Ausführungen in der BRKGVwV (Allgemeine Verwaltungsvorschrift zum BRKG) sind nicht anzuwenden.

Ist das von der reisenden Person gewählte Verkehrsmittel nach den o. g. Grundsätzen (siehe Vorbemerkungen) nicht genehmigungsfähig, kann bei Vorliegen eines (Teil-)Verzichts auf Reisekostenvergütung seitens der reisenden Person eine Reisegenehmigung erfolgen. In diesen Fällen ist eine Reisekostenerstattung lediglich bis zur Höhe der billigsten Karte der allgemein niedrigsten Klasse eines regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels (Bsp. Deutsche Bahn) unter Ausnutzung aller möglichen Rabatte (Bsp. BahnCard) zulässig.

Wird abweichend von der Reisegenehmigung ein anderes Verkehrsmittel genutzt, kann dieses nachträglich genehmigt werden. Die Erstattung der Reisekosten erfolgt im Umfang der nachträglichen Genehmigung. Das gilt nicht, wenn z. B. privat oder dienstlich beschaffte Fahrkarten ungenutzt bleiben. Liegt keine nachträgliche Genehmigung für die Nutzung eines anderen Verkehrsmittels vor, können Reisekosten nur bis zur Höhe der billigsten Karte der allgemein niedrigsten Klasse eines regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels unter Ausnutzung aller möglichen Rabatte erstattet werden, wenn ein entsprechender (Teil-)Verzicht in der Reisekostenabrechnung (auch konkludent) erklärt wurde. Wird eine (Teil-)Verzichtserklärung nicht abgegeben, kann eine Erstattung der Reisekosten für den betreffenden Teil der Dienstreise (Bsp. Wegstreckenentschädigung) nicht vorgenommen werden.

Dienstunfallschutz

Unfallschutz genießt eine dienstlich reisende Person nur bei Nutzung des genehmigten oder zugelassenen Beförderungsmittels. Nutzt eine dienstlich reisende Person entgegen der Anordnung ein anderes Verkehrsmittel, besteht nach einschlägiger Rechtsprechung kein Dienstunfallschutz. Für den Fall der Benutzung eines privaten Kraftfahrzeuges entgegen der dienstlichen Anordnung sind daher nicht die Anforderungen des Dienstes wesentliche Ursache für einen beispielsweise bei der Fahrt erlittenen Unfall.

Die OVGU ist Vertragspartner der Deutschen Bahn (DB). Sie erhält über das Land Sachsen-Anhalt im Rahmen einer Vereinbarung mit der DB einen Geschäftskundenrabatt (GKR) beim DB-Ticketkauf. Wenn Bahnfahrkarten für ausschließlich dienstliche Zwecke über das Geschäftskundenportal (bahn.business) erworben werden, sind sie automatisch rabattiert.

Die BahnCard-Typen

BahnCard Business 25/50

Ergibt eine Kostenprognose, dass die Nutzung einer BahnCard Business gegenüber anderen Fahrpreisermäßigungen wirtschaftlicher ist und der Kauf aus dienstlichen Gründen erfolgt, werden die Erwerbskosten für die BahnCard Business von der OVGU übernommen.

Unter Verwendung des Formulars Kostenprognose zum Erwerb der BahnCard Business ist eine Auflistung der im Gültigkeitszeitraum der BahnCard Business durchzuführenden Dienstreisen zu erstellen und die Berechnung der voraussichtlichen Einsparung vorzunehmen. Die vollständig ausgefüllte Kostenprognose ist bei der Reisekostenstelle zur Bestätigung einzureichen. Über das Geschäftskundenportal der DB erfolgt die Bestellung der BahnCard Business. Die Geltungsdauer beträgt ein Jahr ab dem Tag der gewünschten Nutzung, eine separate Kündigung ist also nicht notwendig.

Private BahnCard 25/50

Die Kosten einer privat erworbenen BahnCard können auf Antrag erstattet werden, wenn sie sich vollständig für Fahrten mit Anspruch auf Kostenerstattung durch die OVGU amortisiert hat. Eine anteilige Erstattung ist ausgeschlossen.

Auf dem Formular Antrag auf Kostenerstattung der privat erworbenen regulären BahnCard sind alle im Gültigkeitszeitraum durchgeführten Reisen mit Anspruch auf Kostenerstattung aufzulisten und die sich ergebende Ersparnis zu ermitteln. Der vollständig ausgefüllte Erstattungsantrag ist mit allen notwendigen Anlagen (Bsp. Rechnung BahnCard-Kauf) sowie Kostennachweisen (Bsp. Kopien genutzter Fahrkarten) zur Prüfung an die Reisekostenstelle weiterzuleiten.

Fahrpreise von Fahrkarten, die per Einsatz einer privaten BahnCard gekauft werden, sind nicht mit dem Geschäftskundenrabatt kombinierbar. Die Erstattung erfolgt in Höhe der gemäß BahnCard-Rabatt 25/50 nachgewiesenen Fahrkosten.

Wichtig: Bei der Buchung von Fahrbelegen ist darauf zu achten, dass der richtige BahnCard-Typ angegeben wird.

Private BahnCard 100

Wurde die BahnCard 100 (BC100) aus dienstlichem Anlass/zur dienstlichen Nutzung eingesetzt wird, ist auf Antrag die Erstattung der Anschaffungskosten, die den Anschaffungspreis nicht überschreiten dürfen, möglich. Dem Erstattungsantrag, der zum Ende der Gültigkeitsdauer (bis sechs Monate nach Ablauf der BC100) zu stellen ist, sind die Rechnung aus dem BC-Kauf und die Kostenvergleiche (Ausdrucke aus dem Buchungsportal der Deutschen Bahn) beizufügen.

Maximal erstattet werden die fiktiven Anschaffungskosten der wirtschaftlichsten BC 2. Klasse (BC25 oder BC50) zuzüglich der fiktiven Fahrtkosten unter Verwendung der wirtschaftlichsten BC 2. Klasse (BC25 oder BC50).

Beispiel 1:

Anschaffungspreis BC100 = 4.027€

Berechnung der möglichen Kostenerstattung:

Anschaffungspreis BC50 2. Klasse = 229€ (Nachweis: Gültige Preisliste der Deutschen Bahn!)  

zuzüglich

Fahrtkosten für 20 Bahnfahrten MD-Berlin-MD je 30€ (Preis BC 50 2. Klasse) = 600€ (Nachweis: Ausdruck gültiger Preis der Deutschen Bahn je Reise!)

Maximale Kostenerstattung -> 229€ + 600€ = 829€

Beispiel 2:

wie Beispiel 1

zuzüglich

Fahrtkosten für 200 Bahnfahrten MD-Berlin-MD je 30€ (Preis BC 50 2. Klasse) = 6.000€

(Nachweis: Ausdruck gültiger Preis der Deutschen Bahn je Reise!)

ABER: Maximale Kostenerstattung -> 229€ + 6.000€ = 6.229€ à begrenzt auf Kaufpreis BC 100 = 4.027€

Für die steuerliche Behandlung ist Folgendes zu beachten:

Bis zur Höhe der ersparten Fahrtkosten für Einzelfahrscheine, die für nachgewiesene dienstliche Fahrten ohne Nutzung der BC100 während deren Gültigkeitsdauer angefallen wären, begrenzt auf die Höhe der tatsächlichen Kosten der BC100, ist die erhaltene Kostenerstattung steuerfrei.

Bezogen auf Beispiel 1: steuerfreie Erstattung = 600€

Bezogen auf Beispiel 2: steuerfreie Erstattung = 6.000€ begrenzt auf 4.027€ (Kaufpreis BC 100)

Hinweise zu Flügen

Vor dem Hintergrund der „Minderung der Emissionen aus Dienstreisen“ wird bei Flugreisen mit einer Flugzeit von weniger als vier Stunden die Kostenerstattung auf Kosten in der niedrigsten Beförderungsklasse, d. h. Economy- oder vergleichbare Klasse, begrenzt. 

Die Kosten für das Benutzen der niedrigsten Beförderungsklasse werden erstattet bei

1. Flugreisen innerhalb Europas (siehe *) oder

2. Flugreisen mit einer reinen Flugzeit von weniger als vier Stunden.

Ab einer reinen Flugzeit von vier Stunden können die Kosten einer höheren Beförderungsklasse erstattet werden, sofern es sich nicht um Flugreisen nach Nummer 1 handelt.

Die Kosten für die Nutzung der First Class sind nicht erstattungsfähig. Dies gilt auch, wenn bei dem gewählten Flug keine Business Class vorhanden ist. In diesen Fällen ist die Touristen- bzw. Economy Class zu buchen.

Zusätzliche Kosten wie Upgrades oder Versicherungen sind grundsätzlich nicht erstattungsfähig.

Kostenvergleiche (Bahn-/Flugkosten) sind der Reisekostenabrechnung seitens des Dienstreisenden in folgenden Fällen beizufügen:

a)    Innerdeutsche und innereuropäische Flugreisen (an Deutschland grenzende Länder),

b)    Verbindung Dienst- mit Privatreisen (Nachweis, dass sich die Fahrtkosten durch den Urlaub nicht verteuert haben),

c)    Inanspruchnahme von sogenannten „Liegetagen“ (dienstgeschäftsfreie Tage) im Zusammenhang mit der Erreichung eines günstigeren Flugpreises

(* zu Europa im Sinne der Nummer 1 gehören die folgenden Staaten:

Albanien, Andorra, Belgien, Bosnien und Herzegowina, Bulgarien, Dänemark (ohne Grönland), Deutschland, Estland, Finnland, Frankreich (ohne Überseegebiete), Griechenland, Irland, Island, Italien (ohne Pelagische Inseln), Kasachstan (Staatsgebiet auf dem europäischen Kontinent.), Kosovo, Kroatien, Lettland, Liechtenstein, Litauen, Luxemburg, Malta, Republik Moldau, Monaco, Montenegro, Niederlande (ohne Überseegebiete), Nordmazedonien, Norwegen, Österreich, Polen, Portugal (ohne Azoren und Madeira), Rumänien, Russische Föderation (Staatsgebiet westlich der traditionellen Grenze, die entlang des Urals, an der Grenze zu Kasachstan über das Kaspische Meer und von dort entlang der Staatsgrenzen zu Aserbaidschan und Georgien sowie des Nordkaukasus zum Schwarzen Meer verläuft.), San Marino, Schweden, Schweiz, Serbien, Slowakei, Slowenien, Spanien (Einschließlich Balearen, ohne Kanaren.), Tschechien, Türkei (Staatsgebiet auf dem europäischen Kontinent.), Ukraine, Ungarn, Vatikanstadt, Vereinigtes Königreich (ohne Überseegebiete), Weißrussland)

Dienstkraftfahrzeug

Sofern keine regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittel zur Verfügung stehen, ist die Anmietung eines Dienst-Kfz zu prüfen. Dabei sind neben der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung auch Aspekte der flexiblen Einsatzplanung zu berücksichtigen.

Siehe HÖB II (Nutzung von Dienstkraftfahrzeugen (außer FME)

Mietwagen

Sollte kein Dienst-Kfz zur Verfügung stehen, ist die Möglichkeit der Anmietung eines Leih-KfZ zu prüfen.

Dem Dienstreisenden der OVGU ist im Zusammenhang mit der Durchführung von Dienstreisen bis auf weiteres freigestellt, bei welchem Mietwagenanbieter das Leih-Kfz angemietet wird. Die OVGU Magdeburg empfiehlt, die Kfz-Anmietung auch weiterhin bei einem ortsansässigen, ggf. campusnahen Mietwagenpartner in Magdeburg vorzunehmen (Bsp. „Sixt“, „Hertz“, „Avis“, „Enterprise“ oder „Europcar“). 

Bei der Auswahl des konkreten Kfz-Anbieters sind in die Überlegungen, neben dem Mietpreis für die eingeschlossenen Leistungen, auch zeitliche und örtliche Gesichtspunkte sowie Fürsorgegründe einzubeziehen.

Die Kfz-Anmietung hat gemäß dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu erfolgen; damit ist in der Regel das günstigste Angebot auszuwählen.

Vorzugsweise soll ein Elektrofahrzeug angemietet werden.

Grundsätzlich können nur die Kosten für die Anmietung eines Kfz der unteren Mittelklasse (z. B. Golfklasse) erstattet werden.

Vor Anmietung eines Mietwagens müssen nachfolgende Voraussetzungen erfüllt sein (= triftige Gründe):

• Ein Dienst-Kfz steht nicht zur Verfügung und in der Dienstreisegenehmigung wurde einer Mietwagennutzung schriftlich zugestimmt,
• das Dienstgeschäft ist bei Benutzung eines regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels nicht durchführbar,
• die Benutzung eines Kraftfahrzeuges ermöglicht es, an einem Tag an verschiedenen Stellen Dienstgeschäfte wahrzunehmen,
• schweres Dienstgepäck (mindestens 25 kg) mitgeführt ist und ein Dienstkraftfahrzeug nicht zur Verfügung steht.

Wird ein Mietwagen ohne triftigen Grund genutzt, werden die Kosten gemäß der kleinen Wegstreckenentschädigung erstattet. Hierzu ist die Angabe der zurückgelegten Entfernungskilometer notwendig.

Bei der Kfz-Anmietung können folgende Leistungen erstattet werden:

• Miettage mit Inklusiv-Volumen
• Navigationssystem
• Reservierungsgebühren
• wintertaugliche Bereifung und Schneeketten (jahreszeitentsprechend)
• ggf. Standortzuschlag bzw. Einwegmiete

Leistungen, wie eine Reduzierung der Selbstbeteiligung*, Mobilitätsservice oder ein Personen-Unfall-Schutz*, Scheiben- und Reifenschutz oder Fahrzeugbetankung werden nicht erstattet.

*) Den im Schadensfall fälligen Selbstbeteiligungsbetrag trägt (nach durch Prüfung festgestellter nicht grob fahrlässiger oder vorsätzlicher Handlung) grundsätzlich die OVGU. Bei einem Dienstunfall sind Dienstreisende über das Land Sachsen-Anhalt unfallversichert.

Bitte prüfen und beachten Sie bei der Kfz-Anmietung auch folgende Aspekte:

• Vor Anmietung ist unbedingt zu prüfen, dass das Fahrzeug frei von Beschädigungen (Steinschlag, Kratzer o. ä.) ist bzw. dass vorhandene, aber noch nicht eingetragene Beschädigungen von der Anmietstation im Mietvertrag aufgeführt werden,
• informieren Sie sich über ggf. bestehende Einreiseverbote der Mietwagenunternehmen ins benachbarte Ausland; Fahrten in bestimmte Gebiete sind dann in der Regel nicht oder nur mit speziellen Fahrzeugen möglich.
• Es ist zu überprüfen, dass das angemietete Fahrzeug bei der Abholung so betankt ist, wie es im Mietvertrag angegeben wurde. Bei der Kfz-Rückgabe ist das vereinbarte Tankniveau zur Vermeidung von Zusatzkosten wiederherzustellen und abschließend vom Mietwagenanbieter zu dokumentieren/zu bestätigen.
• Im Schadensfall (z. B. Unfall) ist die Polizei einzuschalten.

Sofern ein Schadensfall eintritt, ist wie folgt zu verfahren.

Privates Kraftfahrzeug

Die Nutzung eines privaten Kfz ist grundsätzlich Ultima Ratio. Vor Genehmigung der Nutzung eines privaten Kfz ist aus versicherungstechnischen Gründen zu prüfen, ob vorher genannte Kfz-Varianten in Frage kommen. Diese Gründe sind auf dem Dienstreiseantrag zu dokumentieren. Hinweise zur Erstattung der Kosten für die Nutzung eines privaten Kfz finden Sie hier.

Fahrrad

Wird mindestens zwei Mal innerhalb eines Monats ein Fahrrad zur Durchführung von Dienstreisen verwendet, wird eine Wegstreckenentschädigung gewährt. Sie beträgt fünf Euro für jeden  maßgeblichen Monat. Die zweimalige Fahrradnutzung innerhalb eines Monats bezieht sich auf zurückgelegte Einzelstrecken, nicht auf die Zahl der Dienstreisen und ist monatlich nachträglich anzuzeigen.

Werden im Einzelfall höhere Kosten nachgewiesen (z. B. bei einem Mietfahrrad oder über „Call a Bike“), werden diese erstattet.

Für Strecken, die Dienstreisende mit einem Kraftfahrzeug oder mit einem anderen motorbetriebenen Fahrzeug zurückgelegt haben, wird als Auslagenersatz eine „Wegstreckenentschädigung“ gewährt.

Hierbei wird zwischen der „Kleinen“ und der „Großen“ Wegestreckenentschädigung unterschieden.

Kleine Wegstreckenentschädigung

Die Benutzung eines privaten Kraftfahrzeuges (Kfz) kann unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit ohne nähere Begründung genehmigt werden, sofern die Wahl dieses Beförderungsmittels nicht zu wirtschaftlich unvertretbaren Ergebnissen führt.

Wird ein Privat-Kfz für Zu-/Abgänge zum/vom Bahnhof/Flughafen (inklusive der sogenannten Leerfahrt) genutzt, ist ausschließlich die Vergütung nach der kleinen Wegstreckenentschädigung zulässig.

Dienstreisende sind vor Reiseantritt darauf hinzuweisen, dass hierfür eine Wegstreckenentschädigung von 0,20 Euro je Kilometer zurückgelegter Strecke, höchstens jedoch 130 Euro pro Dienstreise gewährt wird und ein Sachschadenersatz seitens der OVGU ausgeschlossen ist.

Daraus ergibt sich eine Kappungsgrenze bei 650 km/Dienstreise (Hin- und Rückfahrt zusammen).

Parkgebühren sind nicht in tatsächlich entstandener Höhe erstattungsfähig.

Große Wegstreckenentschädigung

Besteht an der Benutzung eines privaten Kfz ein erhebliches dienstliches Interesse, beträgt die Wegstreckenentschädigung ohne Begrenzung auf einen Höchstbetrag derzeit 0,35 Euro je gefahrenen Kilometer zurückgelegter Strecke.

Das erhebliche dienstliche Interesse muss vor Antritt der Dienstreise in der Genehmigung schriftlich (aktenkundig) festgestellt und begründet werden.

Hier ist Schadensersatz für Sachschäden am Kfz nach den jeweils hierfür geltenden Bestimmungen gegeben (Meldung an K5).

Parkgebühren sind voll erstattungsfähig.

Die Anforderungen an das Vorliegen eines „erheblichen dienstlichen Interesses“ sind dann erfüllt, wenn das Dienstgeschäft sonst nicht durchgeführt werden kann oder die Benutzung eines Kfz nach Sinn und Zweck eines Dienstgeschäftes notwendig ist und kein Dienst-Kfz zur Verfügung steht.

Das trifft insbesondere zu, wenn:

• das Dienstgeschäft bei Benutzung eines regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels nicht durchgeführt werden kann oder ein solches Beförderungsmittel nicht zur Verfügung steht,
• schweres (mindestens 25 kg) und/oder sperriges Dienstgepäck (kein persönliches Reisegepäck) mitzuführen ist,
• die Benutzung eines Kraftfahrzeuges es ermöglicht, an einem Tag an verschiedenen Stellen Dienstgeschäfte wahrzunehmen, die bei Benutzung eines regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels in dieser Zeit nicht erledigt werden könnten oder
• eine Schwerbehinderung mit dem Merkzeichen – aG – vorliegt.

 Die Anerkennung eines „erheblichen dienstlichen Interesses“ aus Anlass der Teilnahme an einer Fortbildungsveranstaltung ist grundsätzlich nicht möglich. Sie kann ausnahmsweise gegeben sein, sofern im Einzelfall zwingende dienstliche oder fürsorgerechtliche Gründe dafürsprechen.

Für die Berechnung der Wegstreckenentschädigung ist die verkehrsübliche Straßenverbindung (d. h. der möglichst kürzeste Weg) maßgeblich, wobei Umleitungen Beachtung finden können. Längere Strecken werden berücksichtigt, wenn sie insbesondere aufgrund der Verkehrsverhältnisse (z. B. Stau) oder aus Gründen der Zeitersparnis benutzt wurden.

Mit der Gewährung der Wegstreckenentschädigung sind auch die Kosten für die Mitnahme weiterer Dienstreisender sowie für die Mitnahme von dienstlichem und persönlichem Gepäck abgegolten. Wegstreckenentschädigung wird nicht gewährt, wenn ein zur Verfügung gestelltes Dienst-Kfz oder eine entsprechende dienstliche Mitfahrgelegenheit ohne triftigen Grund nicht benutzt wurde. 

Wiederholt wird die Frage gestellt, welche Ersatzleistungen Reisende insbesondere für Sachschäden erhalten, die anlässlich einer Dienstreise mit privateigenen Kraftfahrzeugen (Kfz) verunglücken.

Aus dienstunfallrechtlichen Gründen ist es notwendig, im Wintrip den erforderlichen Dienstreiseantrag rechtzeitig vor Antritt der Dienstreise genehmigen zu lassen.

Sofern die Reise mit einem privateigenen Kfz durchgeführt wird und sich ein Unfall ereignet, kann Ersatz von Sachschäden dann erfolgen, wenn im Rahmen der Reisegenehmigung die Nutzung dieses Kraftfahrzeuges nach der großen Wegstreckenentschädigung zusagt worden ist. Nur in diesem Fall besteht Anspruch auf Schadenersatz nach der Sachschadensrichtlinie Land Sachsen-Anhalt.

Kosten des Abschleppens, der Reparatur und der späteren Abholung eines bei einer Dienstreise liegengebliebenen Kfz können nicht als Nebenkosten erstattet werden.

Schäden, die bei einem Unfall Dritten zugefügt werden, sind durch die Haftpflichtversicherung der Dienstreisenden abzugelten; Rabattverluste in der Haftpflichtversicherung werden nicht durch den Dienstherrn/Arbeitgeber übernommen.

Es besteht keine dienstrechtliche Verpflichtung der Bediensteten für Dienstreisen privateigene Kfz zu benutzen.

Hinweis: Sollten Sie einen Unfall erleiden, informieren Sie bitte unverzüglich das Personaldezernat; über Ersatzleistungen entscheidet die Hochschule ggf. unter Einbeziehung der Landesunfallkasse im Rahmen bestehender Vorschriften (Meldung an K5).

Empfehlung: Vorstehenden Ausführungen ist zu entnehmen, dass die Benutzung privateigener Kfz bei Dienstreisen weitestgehend in der Risikosphäre der Reisenden liegt. Daher wird empfohlen, regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel (mit Ausnahme Flugzeug → hier gelten besondere Bestimmungen) zu benutzen.

In Abgrenzung zu Mietwagen, die ausschließlich zur Erledigung von Dienstgeschäften bei einem gewerblichen Anbieter angemietet werden, werden Carsharing-Autos, wie ein privates Kfz, nur gelegentlich für Dienstreisen genutzt.

Da das Kfz nicht im Eigentum einer dienstlich reisenden Person stehen muss, gehören auch zur Verfügung gestellte, geliehene oder gemietete Fahrzeuge - wie sogenannte Teil-Autos und Carsharing-Autos - dazu.

Wird ein Carsharing-Auto angemietet und damit eine Dienstreise durchgeführt, werden nicht die tatsächlich entstanden (Miet-)Kosten entschädigt. Die Erstattung von nutzungsunabhängigen Gebühren (z.B. Jahresgebühren oder Mitgliedsbeiträgen) ist ausgeschlossen. Erstattungsfähig sind nur die Fahrtkosten.

Die Kostenerstattung erfolgt nach § 5 Abs. 1 BRKG, also nach der „Kleinen Wegstreckenentschädigung“. Der gefahrene Entfernungskilometer wird mit 0,20 Euro/km vergütet, maximal 130,00 Euro für die gesamte Dienstreise.

Die Anerkennung triftiger Gründe zur Nutzung eines Carsharing-Autos ist vor Antritt der DR zu beantragen.

Triftige Gründe für die Nutzung eines Taxis (Aufzählung nicht abschließend), bei denen die anfallende Kosten erstattet werden können:

• dringende dienstliche Gründe
• zwingende persönliche Gründe (Bsp. Gesundheitszustand)
• persönliche Sicherheit bei Fahrten zwischen 22:00 und 06:00 Uhr
• Zurücklegen nicht zumutbarer Fußstrecken
• Fehlen von ÖPNV–Verbindungen
• Gepäck mit über 25kg Gewicht

Dies ist z. B. der Fall, wenn nach Zug- oder Flugverspätung eine Veranstaltung nicht mehr zeitgerecht erreicht werden kann, wenn regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel nicht oder nicht zeitgerecht verkehren oder der Zu- oder Abgang zum Geschäfts-/Wohnort zwischen 22 und 6 Uhr nicht mehr möglich ist.

Ortsunkundigkeit und widrige Witterungsverhältnisse sind keine triftigen Gründe für die Taxifahrt.

Grundsätzlich gelten für die Hotel- bzw. Übernachtungskosten folgende Erstattungssätze:

Die Erstattung von Hotelkosten (Übernachtung inkl. Frühstück) im In- und Ausland in voller Höhe bedarf der sogenannten Arbeitgeberveranlassung. Diese ist gegeben, wenn die Hotelrechnung auf den Arbeitgeber (OVGU Magdeburg) ausgestellt ist und der Name des Dienstreisenden in der Rechnung separat genannt wird.

Viele Städte Deutschlands haben eine Bettensteuer (z. B. auch Beherbergungssteuer, Kulturförderabgabe, Übernachtungssteuer, Tourismusabgabe oder City Tax genannt) eingeführt. Diese Steuer ist eine kommunale Abgabe, die ein Beherbergungsbetrieb auf die Gäste übertragen kann.

Für Übernachtungen, die aus dienstlichen Gründen notwendig sind, muss eine solche Abgabe nicht gezahlt werden. Somit kann ein Dienstreisender von dieser Steuer befreit werden.

In Einzelfällen genügt es schon, dass die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt wird oder dass die Buchung und/oder die Bezahlung unmittelbar durch den Arbeitgeber erfolgte. In vielen Städten reicht das allein jedoch nicht zur Befreiung von der Beherbergungssteuer aus.

Die Wege, die zu einer solchen Befreiung führen, werden von Stadt zu Stadt unterschiedlich gehandhabt. So z. B. akzeptieren manche Beherbergungsbetriebe ein entsprechend formloses Schreiben des Arbeitgebers, andere haben eigene Formblätter, die ausgefüllt werden müssen (z. T. im Vorfeld der Reise, z. T. im Nachgang).

Oftmals sind Formblätter auch nur über die jeweilige Stadtverwaltung abrufbar und müssen bisweilen bereits im Vorfeld der Reise ausgefüllt eingereicht werden, damit eine entsprechende Bestätigung an den Beherbergungsbetrieb erteilt werden kann.

Diese mannigfaltigen Verfahrensweisen machen es quasi unmöglich, Dienstreisenden im Vorfeld der Reise allgemeingültige Hinweise zu benennen.

Unter www.dehoga-bundesverband.de gibt es Informationen zum Thema „Bettensteuer“. Befreiungsformulare sind unter www.bettensteuer.de verfügbar.

Grundsätzlich wird empfohlen, bei der Zimmerbuchung im Beherbergungsbetrieb die Handhabung der Bettensteuer zu erfragen.

Auf Grund unterschiedlich geltender Umsatzsteuersätze werden auf Hotelrechnungen meist die Preise für Übernachtung und Frühstück separat ausgewiesen.

Getrennt ausgewiesene Frühstückskosten werden reisekostenrechtlich nur mit dem Tagegeld in Höhe von 4,80 € = 20% des Tagegeldes bei Abwesenheit von 24 Stunden im Inland sowie 20% des jeweiligen Auslandstagegeldsatzes des betreffenden Landes im Ausland erstattet.

Die Differenz zwischen den tatsächlich entstandenen, nachgewiesenen Frühstückskosten und der Tagegeldpauschale in Höhe von 4,80 € sowie länderbezogen 20% vom vollen pauschalen Tagegeldsatz muss der Dienstreisende selbst tragen.

Separat ausgewiesene Frühstückskosten auf Hotelrechnungen im In- und Ausland können jedoch in voller Höhe erstattet werden, wenn bei Buchung und Rechnungserstellung durch das Hotel die Veranlassung durch den Arbeitgeber zum Ausdruck kommt.

Hierzu müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Die Buchung des Hotels ist im Namen des Arbeitgebers in schriftlicher/elektronischer Form vorzunehmen und für spätere Prüfungen nachweisbar zu dokumentieren.
• Die vom Beherbergungsbetrieb ausgestellte Rechnung über Unterkunft und Frühstück muss auf den Arbeitgeber lauten: OVGU Magdeburg; Universitätsplatz 2; 39106 Magdeburg.

Hotelrechnungen, die diese Vorgaben nicht erfüllen, berechtigen nicht zu einer vollen Kostenerstattung.

Wenn jedoch im Rahmen der erstattungsfähigen Höchstgrenzen der Hotelkosten die Hotelrechnung auf den Adressat „OVGU Magdeburg/Institut/Dezernat“ ausgestellt ist, können dem Dienstreisenden die vollen Übernachtungs- und Frühstückskosten erstattet werden. Dies gilt unter dem Vorbehalt möglicher Änderungen der für die Versteuerung maßgeblichen Regelungen.

Beispiel:

• Bei Vorliegen der Arbeitgeberveranlassung:

Hotelrechnung:                                                      Erstattung Übernachtungsgeld:

Preis für die Übernachtung         =       90,00 €       90,00 €                

Preis für das Frühstück              =       10,00 €       10,00 €

Summe:                                   =      100,00 €       100,00 €

Beim Tagegeld ist der pauschale Anteil für das Frühstück in Höhe von 4,80 € einzubehalten.

• Ohne Vorliegen der Arbeitgeberveranlassung:

Hotelrechnung:                                                      Erstattung Übernachtungsgeld:

Preis für die Übernachtung         =       90,00 €       90,00 €

Preis für das Frühstück              =       10,00 €         0,00 € (keine Erstattung)

Summe:                                   =      100,00 €        90,00 €

Beim Tagegeld wird der pauschale Anteil für das Frühstück in Höhe von 4,80 € erstattet.

Die Differenz zum nachgewiesenen Frühstückspreis in Höhe von 5,20 € (10,00 € abzgl. 4,80 €) ist vom Dienstreisenden selbst zu tragen.

Mitarbeiter sind die wertvollste Ressource eines Unternehmens. Reise- und Personalexperten sollten daher bei Geschäftsreisen stets über den Aufenthaltsort und Reiseverlauf ihrer Mitarbeiter sowie aktuelle Ereignisse informiert sein, um das Wohlergehen der Mitarbeiter sicherstellen zu können. Dies schreibt einerseits die gesetzliche arbeitsrechtliche Fürsorgepflicht vor und andererseits können damit auch haftungsrechtliche Konsequenzen verbunden sein.

Unabhängig davon, wie sicher die Welt in den letzten Jahren tatsächlich geworden ist, die „gefühlte“ Sicherheit wird von vielen Reisenden als abnehmend empfunden. Bei Dienstreisen lassen sich Reiseziele jedoch nicht immer austauschen; sie folgen dem Geschäft. Insoweit ist es wichtig, die Dienstreisenden möglichst gut zu unterstützen.

Bereits mit kleinen praktischen Maßnahmen lässt sich viel für die Sicherheit tun. Der ASW (Bundesverband für Sicherheit in der Wirtschaft) widmet diesem Bereich eine ganze Reihe Tipps: So seien untere Etagen in einem Hotel potentiell leichter für Kriminelle zu erreichen; die oberen dagegen im Brandfall schwerer für die Feuerwehr. Neben Türspion und Sicherheitshaken empfehlen die Experten z. B. auch einen mitgebrachten Klemmkeil unter der Tür. Zudem sollten bei Bezug des Hotels alle Zimmer inspiziert werden, außerdem sollte die Zimmernummer nie in der Öffentlichkeit genannt werden.

Wissen Sie jederzeit, wo sich Ihre Kollegen bei Geschäftsreisen aufhalten? Werden Sie bei spontanen Umbuchungen, Verkehrsunfällen, Krankheit oder besonderen Ereignissen wie Streiks, politischen Unruhen oder Unwetter/Naturkatastrophen informiert?

Die OVGU ist bestrebt, die Buchungsdaten der Dienstreisenden im Blick zu behalten, um bei einem Zwischenfall nachvollziehen zu können, welcher Mitarbeiter sich aktuell in welcher Region aufhält, um dann im Rahmen der Fürsorgepflicht Kontakt mit ihm aufnehmen zu können. Dazu ist es notwendig, die Kontaktdaten (z. B. Handy-Nr.) immer aktuell zu halten. Die Vorteile einer effizienten Kommunikation mit reisenden Kollegen gehen aber noch weiter: Sie können Hinweise zu Buchungen oder Abrechnungen übermitteln, Informationen zur Sicherheit auf Reisen weiterleiten oder zur Einhaltung von Richtlinien motivieren.

Folgende Informationen können in diesem Zusammenhang von Bedeutung sein:

Vor, während oder nach der Reise:

Buchungsregeln:                     Verweis auf „Reisekosten-Richtlinie“ (5.27, HÖB Teil II)

Länderinformationen:              Ein- und Ausreisebestimmungen, Verkehrsregeln, spezielle Gesetze, Stromspannung, Währung, interkulturelle Kommunikation, Hinweise zur politischen Lage

Medizinische Hinweise:          Empfehlungen für Impfungen, Gesundheits- und Hygiene-standards, Medikamente (deren Einfuhr verboten ist)

Sicherheitshinweise:               Kontaktdaten, aktuell-politische Situation, „No Go“-Gebiete,

Kontaktaufnahme:                   Feedback-Möglichkeiten durch Reisende, Infos zu alternativen Kommunikationskanälen (Handy-SMS, Skype, WhatsApp etc.)

Wenn eine Reise länger als drei Monate dauert, gibt es gesonderte Regelungen. Nicht nur hinsichtlich der Steuer- und Sozialversicherungspflicht, sondern es gelten dann für beantragte Kostenerstattungen (z. B. Tage- und Übernachtungsgeld, Fahrtkosten) unter Umständen - und bei Vorliegen bestimmter Sachverhalte - auch andere gesetzliche Regelungen als z. B. das Bundesreisekostengesetz oder die Auslandsreisekostenverordnung.

Handelt es sich bei der geplanten  Reise um eine Entsendung, ist vor Reiseantritt eine Kontaktaufnahme mit der zuständigen Personalsachbearbeiterin des Dezernates Personalwesen erforderlich.

Reisekostenvergütung bei längerem Aufenthalt

Dauert der Aufenthalt an demselben auswärtigen Geschäftsort länger als 14 Tage, wird bei einer Dienstreise ab dem 15. Aufenthaltstag ein ermäßigtes Tagegeld gewährt:

• im Inland     50 %
• im Ausland  90 %.

Zu den Aufenthaltstagen rechnen alle Tage zwischen dem Hinreisetag und dem Rückreisetag.

Notwendige Übernachtungskosten werden erstattet; pauschales Übernachtungsgeld wird nicht gewährt.

Auf Grund der spezifischen Berechnung der Reisekostenvergütung ist der Dienstreisende gehalten, sich vor Reiseantritt bei der Reisekostenstelle über die Höhe des Anspruchs auf Erstattung von Fahrt-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten sowie Nebenkosten zu informieren.

Sollen Dienst- und Privatreise (Urlaubsreise) miteinander verbunden werden, hat die jeweilig reisende Person dies bei der Antragstellung (Dienstreiseantrag) anzuzeigen. Dabei ist der tatsächliche dienstliche und private Verlauf der Reise anzugeben (siehe WinTrip®\Reiter „Reiseverlauf“). Die Darstellung eines fiktiven, ausschließlich am dienstlichen Interesse orientierten Verlaufs unter Vernachlässigung des privaten Anteils ist unzulässig.

Werden Dienstreisen mit privaten Reisen verbunden und umfasst die private Reisezeit NICHT MEHR als fünf Arbeitstage wird die Reisekostenvergütung so bemessen, als ob nur die Dienstreise durchgeführt worden wäre. Unabhängig von der zeitlichen Lage des Dienstgeschäftes (vor, während oder im Anschluss an eine private Reise) bemisst sich die Reisekostenvergütung so, als wären Dienstreisende unmittelbar vor dem Dienstgeschäft an den Geschäftsort gefahren und unmittelbar danach wieder in die Wohnung oder Dienststätte zurückgekehrt. Die Reisekostenvergütung darf die sich nach dem tatsächlichen Reiseverlauf ergebende nicht übersteigen. Bei Nutzung niedriger Wagen- oder Flugklasse ist die benutzte Klasse für die Berechnung der Kosten maßgebend.

Dauert ein Urlaub MEHR ALS fünf Arbeitstage, wird der Reise ein überwiegend in der Privatsphäre liegender Hintergrund (ein anzunehmendes erhebliches privates Interesse) unterstellt. Es werden in diesem Fall nur die unmittelbar zusätzlichen Fahrtauslagen, die für die Erledigung des Dienstgeschäftes verursacht worden sind und das Tage- sowie Übernachtungsgeld für die Dauer des Dienstgeschäftes übernommen.

Für Urlaubsreisen, für die zum Zeitpunkt der Genehmigung der Dienstreise bereits Dienstbefreiung erteilt ist, gelten bei Vorliegen bestimmter Voraussetzungen besondere Regelungen (z. B. bei vorzeitiger Beendigung eines Urlaubs wegen Anordnung einer Dienstreise o. ä.).

Aufgrund der Besonderheiten eines jeden Einzelfalles wird angeraten, dass Mitarbeitende sich im Rahmen der Planung und Vorbereitung der Reise bei der Reisekostenstelle über die Höhe des Anspruches auf Erstattung von Fahrt-, Verpflegungs-, Übernachtungs- und Nebenkosten informieren.

Hierzu wird eine lückenlose Dokumentation der gesamten Reisedauer und des Reiseweges benötigt.

Familienangehörige (Bsp. Ehe- oder Lebenspartner) können einer Dienstreise als Begleitpersonen beiwohnen.

Reiseaufwendungen, die für diesen Personenkreis anfallen (Bsp. Beherbergungskosten, zusätzliche Fahrt- oder Tagungskosten) sind nach dem BRKG nicht erstattungsfähig.

Exkursionen in das In- und Ausland sind auswärtige Lehrveranstaltungen, die für die teilnehmenden Studierenden auf Grund der maßgeblichen Studien- und Prüfungsordnungen vorgeschriebener Bestandteil eines ordnungsgemäßen Studiums sind. Als Exkursionen gelten auch notwendige Reisen zur Vorbereitung auswärtiger Lehrveranstaltungen.

Exkursionen dürfen nur im Rahmen der zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel genehmigt werden.

Nach Maßgabe der Hochschulöffentlichen Bekanntmachungen der OVGU Teil II (HÖB/Verwaltungsrundschreiben) Nr. 5.6. „[..] Exkursionen“ in der jeweils geltenden Fassung können den Exkursionsteilnehmern Fahrt-, Verpflegungs-, Übernachtungs- und Nebenkosten erstattet werden.

Betreuer und Begleiter einer Exkursion (z.B. Mitarbeiter, Tutoren oder Hilfswissenschaftler) führen eine Dienstreise durch und rechnen die entstandenen Reisekosten auf Grundlage eines genehmigten DR-Antrages im Wintrip ab.

Nicht im Landesdienst stehenden Personen (Bsp. externe Mitglieder von z. B. Berufungskommissionen, externe Projektmitarbeiter/Kooperationspartner, externe Gutachter), die im dienstlichen Interesse der OVGU Reisen durchführen, werden auf Antrag die tatsächlich entstandenen, grundsätzlich durch Belege nachgewiesenen notwendigen Reisekosten erstattet.

Die Durchführung derartiger Reisen auf Basis eines Dienstreiseantrages ist nicht zulässig. Sofern Festlegungen zum Reisekostenersatz nicht in Regelwerken wie z. B. einem Zuwendungsvertrag, einer gesonderten Vereinbarung oder Einladung getroffen sind, ist vor Reiseantritt stets eine privatrechtliche Vereinbarung abzuschließen.

Im Rahmen der privatrechtlichen Vereinbarung könnte beispielsweise festgelegt sein, welche Aufwendungen (Bsp. nur Übernachtungskosten) einer jeweilig außenstehenden Person vergütet werden sollen.

Die Beantragung der Rückerstattung entstandener notwendiger Reisekosten sollte zeitnah nach Beendigung der Reise erfolgen. Die Kostenerstattung kann formlos beantragt werden.Der Erstattungsantrag enthält Namen, Privatanschrift und Bankverbindung der außenstehenden Person sowie die Reisedaten (Reiseweg, Reisezeitraum, Reisezweck). Er ist von der antragstellenden Person handschriftlich zu unterzeichnen. Beizufügen sind alle maßgeblichen Kostennachweise im Original (Bsp. Hotelrechnung).

Aufwendungen, die nicht durch Kostennachweise im Original belegt sind, werden nicht erstattet. Sollen im Ausnahmefall auch Verpflegungsmehraufwendungen vergütet werden, sind auch hier die entsprechenden Kostennachweise (Bsp. Rechnung Restaurant) im Original beizubringen. Pauschvergütungen (Tage- und Übernachtungsgeld) werden nicht gewährt.

Zur Erstattung von Reisekosten an Lehrbeauftragte und Gastvortragende wird auf die entsprechenden Verwaltungsrundschreiben der HÖB Teil II in der jeweils geltenden Fassung verwiesen.

Vorstellungsreisekosten werden nur erstattet, wenn dies im begründeten Einzelfall (Begründung dokumentieren) notwendig erscheint.

In diesen Einzelfällen sind folgende Erstattungsgrenzen zu beachten:

• Bewerber, die zur Vorstellung aufgefordert worden sind, erhalten einen Zuschuss in Höhe von 50 vom Hundert der nachgewiesenen Fahrkosten für eine verkehrsübliche Strecke von ihrem Wohnsitz im In- oder Ausland zum Vorstellungsort für die Benutzung der 2. Wagenklasse für Bahnreisen oder der Touristen-/Economyklasse für Flugreisen.
• Fahrtkosten, die am Wohn- oder am Vorstellungsort entstehen, werden nicht berücksichtigt.
•  Bei Benutzung eines Kraftfahrzeuges erfolgt eine Bezuschussung in Höhe von 10 Cent je Kilometer zurückgelegter Strecke, höchstens jedoch 100 €.
•  Ein Übernachtungszuschuss wird nicht gewährt.
• Der Anspruch auf Reisekostenvergütung erlischt, wenn sie nicht innerhalb einer Ausschlussfrist von 3 Monaten nach Beendigung der der Vorstellungsreise schriftlich beantragt wird.Die Bewerber sind in der Aufforderung zur persönlichen Vorstellung über die Fahrtkostenbezuschussung und die Ausschlussfrist in Kenntnis zu setzen.
• Soll die Vorstellungsreise nicht vergütet werden, ist dies dem Bewerber in der Aufforderung zur persönlichen Vorstellung/bei der Terminvereinbarung explizit unmissverständlich mitzuteilen.

Bewerber, die nicht zur Vorstellung aufgefordert wurden, jedoch zur Vorstellung anreisen, haben keinerlei Anspruch auf Erstattung der Reisekosten.

Die Erstattung von Vorstellungsreisekosten erfolgt auf formlosen Antrag, dem die nachzuweisenden Fahrtkostenbelege im Original beizufügen sind.

Für geplante Veranstaltungen mit Gruppencharakter, die im Rahmen von Dienstreisen abgerechnet werden sollen, ist bereits vor Reisebeginn und ebenso bei der Gesamtabrechnung Kontakt zur Reisekostenstelle der OVGU (K25)  aufzunehmen.

Zu solchen Veranstaltungen zählen z. B. Klausurtagungen, Strategiemeetings, aber auch Reisen im Interesse der Teambildung, des Ideenaustausches, Brainstormings oder Scientific Retreats, u. a.

Zur Prüfung der reisekostenrechtlichen Erstattungsfähigkeit, der mit einer solchen Veranstaltung verbundenen und abgerechneten Kosten, sind in diesem Zusammenhang verschiedene Unterlagen/Angaben erforderlich:

• Begründung des Genehmigenden zur dienstlichen Notwendigkeit dieser Veranstaltung
• Vermerk, aus welchem Grund die Veranstaltung nicht auf dem Campus der OVGU  durchführbar ist und außerhalb Magdeburgs stattfinden muss
• vollständige Liste der Teilnehmenden
• Kopie Sammel-Dienstreiseantrag für die Bediensteten der OVGU
• Kopie Einladungsschreiben bei Teilnahme von Außenstehenden (Bsp. Nichtbedienstete der OVGU).

Die Reisekostenstelle weist darauf hin, dass im Einladungsschreiben bereits vermerkt werden muss, dass Nichtbedienstete selbst für ausreichenden Versicherungsschutz sorgen müssen und dass bezüglich der Höhe der Tagegeldpauschale sowie der Fahrtkosten besondere Regelungen des Landes Sachsen-Anhalt (LSA) gelten.

Die Rechnungslegung (z. B. durch ein Tagungshotel o. ä.) empfiehlt sich in Form der Berechnung einer Tagungspauschale (ein Betrag für Verpflegung, Unterkunft, Pausenversorgung, Raummiete, Technik u. a.).

Es ist unbedingt zu beachten, dass nachgewiesene Kosten für gesondert ausgewiesene Verpflegung (z. B. Restaurantrechnung/Quittung für Mittag- oder Abendessen mit Getränken) nicht erstattungsfähig sind, und zwar auch dann nicht, wenn diese Anlage der Gesamtrechnung des Tagungshotels sind.  [1]

Erstattungsfähig sind lediglich dienstlich notwendige Aufwendungen.

Kostenanteile für kulturelle Rahmenveranstaltungen ohne dienstlichen Bezug (Bsp. Nutzung Spa im Hotel, Theaterbesuche, Weinverkostung) oder Kosten für die Mitnahme von Privatpersonen werden nicht entschädigt.

Der Anspruch auf Reisekostenvergütung ist innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs Monaten nach Beendigung der Dienstreise schriftlich geltend zu machen (§ 3 Abs. 1 Satz 2 BRKG).

Die Ausschlussfrist beginnt mit dem Tag nach Beendigung der Dienstreise. Für die Berechnung gelten die §§ 187, 188 und 193 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Die Ausschlussfrist ist absolut. D. h., bei Fristversäumnis (sechs Monate überschritten) ist eine Reisekostenvergütung nicht mehr zu gewähren; eine Wiedereinsetzung in den vorigen Stand (Antragsteller wird so gestellt, als hätte er die Frist nicht versäumt) ist ausgeschlossen.

Für vorab gebuchte Reisemittel kann ein Reisekostenvorschuss gewährt werden. Ein gewährter Abschlag muss sofort, spätestens innerhalb von 6 Monaten nach Beendigung der Dienstreise bei der Reisekostenstelle abgerechnet werden. Sollte dies nicht geschehen, muss der Empfänger den Abschlag in voller Höhe zurückzahlen.

Hier finden Sie das Antragsformular für einen Vorschuss/Abschlag.

Abrechnung Reisekostenvorschuss im Rahmen der Reisekostenrechnung:

Die Nutzung der Reisekostensoftware WinTrip® bindet den Prozess der Abrechnung von Dienstreisen und damit auch den der Abrechnung von Reisekostenvorschüssen webbasiert ein. Die o. g. Verfahrensweise wird im Workflow abgebildet.

Allgemeines

Dienstlich reisenden Personen steht in Abhängigkeit vom Reiseland und von der Reisedauer pro Tag, an dem der privaten Wohnung oder der regelmäßigen Arbeitsstätte ferngeblieben wird und dadurch ein Verpflegungsmehraufwand entsteht, als Entschädigung das sogenannte „Tagegeld“, zu.

Tagegeld für das Inland

(Rechtsnorm: § 4 Abs. 1a Nr. 1 Buchstabe c BesVersEG LSA (Besoldungs- und Versorgungsrechtsergänzungsgesetzes des Landes Sachsen-Anhalt)

Für Reisen innerhalb Deutschlands (Inland) gelten feste Pauschalsätze:

Bei Abwesenheit auf ein- oder mehrtägigen Dienstreisen

• bis zu 8 Stunden                      0,00 Euro,
• mehr als 8 Stunden                  6,00 Euro,
• mindestens 14 Stunden          12,00 Euro,
• mindestens 24 Stunden          24,00 Euro.

Anteile für Frühstück, Mittagessen und Abendessen

Bei unentgeltlich gewährter Verpflegung sind vom vollen Tagegeld für die genutzten Mahlzeiten die entsprechenden Prozentsätze zu kürzen (Frühstück 20%, Mittagessen 40%, Abendessen 40%).

Ein Einbehalt erfolgt ohne Ausnahme, wenn dienstreisende Personen

• die unentgeltliche Verpflegung ihres Amtes wegen* tatsächlich erhalten*,
• bereitgestellte unentgeltliche* Verpflegung des Amtes wegen ohne triftige Gründe nicht in Anspruch nehmen oder
• das Entgelt für die Verpflegung in den erstattungsfähigen

         - Fahrtkosten (Bsp. Mahlzeiten im Flugzeug oder Schlafwagen)

         - Übernachtungskosten (Bsp. Voll-/Teilpension, Frühstück im Inklusivpreis der

              Übernachtungskosten) oder

         - Nebenkosten (Bsp. Tagungsgebühr inklusive Verpflegung) enthalten ist.

Tagegeld für das Ausland

(Rechtsnorm: § 4 Absatz 1 Besoldungs- und Versorgungsrechtsergänzungsgesetz des Landes Sachsen-Anhalt - Dritte Verordnung zur Änderung der Auslandsreisekostenverordnung vom 6. Oktober 2014 (BGBl. I S. 1591))

Für Auslandsdienstreisen gilt das aktuell ausgewiesene länderspezifische „Auslandstagegeld“ mit entsprechenden Prozentsätzen (vgl. aktuelle Tabelle).

Bei Abwesenheit auf eintägigen Dienstreisen

• bis zu 8 Stunden                                           0 %,
• mehr als 8 Stunden                                     80 %.

Bei Abwesenheit auf mehrtägigen Dienstreisen (mit Übernachtung und unabhängig von der Abwesenheitsdauer)

• am Anreisetag                                               80 %,
• am Abreisetag                                               80 %,
• an Zwischentagen (24 h abwesend)        100 %.

Bei mehreren Dienstreisen an einem Kalendertag werden zur Festsetzung der Dauer der Dienstreise die Abwesenheitszeiten zusammengerechnet.

Eine Dienstreise, die sich über zwei Kalendertage erstreckt, ohne dass eine Übernachtung stattfindet, ist mit der gesamten Abwesenheitsdauer dem Kalendertag mit der überwiegenden Abwesenheit zuzurechnen.

Tagegeld wird nicht gewährt, wenn die Entfernung zwischen Dienststätte oder der Wohnung und der Stelle, an der das Dienstgeschäft erledigt wird, nicht mehr als zwei Kilometer beträgt.

*) Begriffsbestimmungen

"erhalten"

Setzt die Bereitstellung und die tatsächliche Inanspruchnahme der unentgeltlichen Verpflegung voraus.

Der Einbehalt wird auch dann vorgenommen, wenn die bereitgestellte Verpflegung ohne triftigen Grund nicht in Anspruch genommen wird.

"ihres Amtes wegen"

Die dienstreisende Person erhält die unentgeltliche Verpflegung nicht aus privaten Gründen, sondern wegen der dienstlichen Stellung oder wegen des Zwecks des Dienstgeschäftes.

Kostenträger für die gewährte unentgeltliche Verpflegung braucht nicht der eigene Dienstherr zu sein. Es kann der Bund, ein Land, eine Gemeinde oder eine private Stelle sein.

"unentgeltlich"

Der dienstreisenden Person

• sind keine Aufwendungen für die Sachleistung Verpflegung erwachsen oder
• die Aufwendungen stehen in keinem angemessenen Verhältnis zum Wert der Verpflegung.

Unentgeltlich ist daher auch die Verpflegung, für die dienstreisende Personen nur Trinkgelder zahlen.

Der Begriff „Sachbezug“ wird im wirtschaftlichen Leben für den Teil des Lohnes verwendet, den ein Arbeitnehmer nicht in Form von Geld erhält.

Zu den Sachbezügen gehören zum Beispiel die Überlassung von betrieblichen Gegenständen zur privaten Nutzung (Bsp. Firmenfahrzeug), aber auch die regelmäßige Bereitstellung von Mahlzeiten oder eingeräumte Rabatte für Firmenprodukte. Der Sachbezug stellt ein Teil des Arbeitsentgeltes dar und unterliegt der Lohnsteuerpflicht.

Genaue Vorschriften, welche Leistungen des Arbeitsgebers als Sachbezug zu werten sind und in welcher Höhe dieser zu versteuern ist, finden sich in den Lohnsteuerrichtlinien des Gesetzgebers. Die Finanzämter kontrollieren bei ihren Prüfungen regelmäßig, ob ein Sachbezug vorliegt und ob eine ordnungsgemäße Versteuerung vorgenommen wurde.

Die im Zusammenhang mit Dienstreisen und der Wahrnehmung dienstlich veranlasster Fahrten entstehenden Kosten sind Betriebsausgaben für das jeweilige Unternehmen.

Die Abrechnung solcher Aufwendungen erledigt der Arbeitnehmer häufig über eine sogenannte Reisekostenrechnung. Dabei sind aber einige Besonderheiten zu beachten, denn nicht alle Kosten dürfen dienstreisenden Personen unbegrenzt erstattet werden.

Fahrtkosten, wie zum Beispiel Fahrkarten der Deutschen Bahn, Benzinaufwand oder Flugtickets sind erstattungsfähig.

Wird für die Reise ein privater Pkw genutzt, dürfen die entstandenen Kosten je Kilometer mit einer Pauschale angesetzt werden.

Auch Übernachtungskosten dürfen übernommen werden.

Kritisch schauen die Finanzbehörden bei allen Beträgen für Mahlzeiten auf die Abrechnung der Reise. Sie argumentieren, dass diese zum Privatleben der mitarbeitenden Person gehören. Eine Übernahme der Rechnungen für Speisen und Getränke werten sie als Sachbezug und fordern zur Versteuerung als Lohnanteil auf. Im Gegenzug erlauben Sie den Unternehmen, ihren Mitarbeitenden einen pauschalen Verpflegungsmehraufwand steuerfrei auszuzahlen. Die Höhe dieser Pauschale (Tagegeld) richtet sich nach der Zeit der Abwesenheit von der Wohnung.

Die OVGU erhält hinsichtlich der Sachbezüge vom Finanzministerium jeweils Unterlagen zu den aktuell gültigen Auslandstage- sowie Übernachtungsgeldern und Sachbezugswerten des entsprechenden Jahres.

Bezug: Elektronische Post des Ministeriums der Finanzen des Landes Sachsen-Anhalt (MF LSA) zur Ablichtung des Schreibens des Bundesministeriums des Innern […] zur „Allgemeinen Verwaltungsvorschrift über die Neufestsetzung der Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder […] (ARVVwV)“.

Die jeweils gültigen Beträge für Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder werden als gesonderte Anlage über das Bundesministerium des Inneren am Ende eines Jahres für das Folgejahr mit der „Allgemeinen Verwaltungsvorschrift über die Neufestsetzung der Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder (ARVVwV)“ veröffentlicht.

Für im laufenden Jahr durchgeführte Dienstreisen, die erst im Folgejahr abgerechnet werden, gelten die Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder, die für das laufende Jahr festgesetzt waren.

Die aktuell gültige ARVVwV finden Sie hier: Länderspezifisch festgesetzte Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder.

Nachfolgende Reisekostenerstattungen sind steuerfrei (Aufzählung nicht abschließend!):

• Fahrt- und Flugkosten nach § 4 BRKG sowie nach § 2 ARV,
• Kosten für eine BahnCard 25 oder 50 sowie einer aus dienstlichen Gründen vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten BahnCard Business 25 oder 50,
• Wegstreckenentschädigung nach § 5 BRKG,
• Fahrradpauschale, wenn Kosten für die Fahrradbenutzung tatsächlich angefallen sind und nachgewiesen werden,
• Tagegelderstattung nach § 6 BRKG sowie nach §§ 3 und 4 ARV innerhalb der Dreimonatsfrist,
• Übernachtungsgeld nach § 7 BRKG sowie §§ 3 und 4 ARV, sofern der dienstlich veranlasste Aufenthalt an demselben auswärtigen Geschäftsort 48 Monate nicht übersteigt sowie nach §§ 3 und 4 ARV nur dann, wenn in Übernachtungskosten enthaltene Verpflegung besonders ausgewiesen wird bzw. der entsprechende Einbehalt beim Tagegeld erfolgt,
• Nebenkosten nach § 10 BRKG,
• Fahrtauslagen nach § 11 Abs. 5 BRKG (in besonderen Fällen),
• Auslagen bei Erkrankung während einer Dienstreise nach § 12 BRKG.

Nachfolgende Reisekostenerstattungen sind steuerpflichtig (Aufzählung nicht abschließend!):

• Tagegelderstattung nach § 6 BRKG sowie nach §§ 3 und 4 ARV nach Ablauf der Dreimonatsfrist sowie bei einer Abwesenheitsdauer von genau 8 Stunden,
• eine arbeitgeberveranlasste „übliche“ zur Verfügung gestellte Mahlzeit inkl.

zur Mahlzeit eingenommene Getränke (Bsp. Konferenzdinner)

• bis           60 Euro =     Bewertung in Höhe amtlicher Sachbezugswert
• über        60 Euro =     in voller Höhe steuerpflichtig

(Zuzahlungen des Reisenden sind nicht zu berücksichtigen),

• Erhalt von Mahlzeiten und tatsächliche Inanspruchnahme ohne Anspruch auf Tagegeld nach § 6 Abs. 1 BRKG,
• Anspruch auf Tagegeld in Höhe von 6 Euro bei gleichzeitiger unentgeltlicher Vollverpflegung,
• Übernachtungsgeld nach § 7 BRKG und §§ 3 und 4 ARV; nach Ablauf von 48 Monaten nur noch 1.000 Euro im Kalendermonat steuerfrei,
• Beschaffen klimabedingter Kleidung nach § 5 Abs. 2 ARV,
• Reinigungskosten für Bekleidung nach § 5 Abs. 3 ARV.

Die aufgezählten Angaben erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

Steuerrelevante Sachverhalte im Rahmen der Dienstreiseabrechnung sind der Steuerbehörde gegenüber geltend zu machen, denn das Finanzamt kann verlangen, dass die berufliche Veranlassung der Auswärtstätigkeit, Reisedauer und Reiseweg anhand von geeigneten Unterlagen nachgewiesen oder glaubhaft gemacht werden.

Im „Reisekostennachweis“ (WinTrip®) werden steuerrelevante Sachverhalte wie folgt ausgewiesen:

• Werbungskosten

Können innerhalb der privaten Einkommenssteuererklärung als Steuerersparnis angegeben werden.

• Mitversteuerung und Sachbezüge (K25 leitet diese Beträge an die Bezügestelle weiter.)
  • Mitversteuerung: Mahlzeiten mit einem Preis von mehr als 60€ beispielsweise sind stets steuerpflichtiger Arbeitslohn.
  • Sachbezüge: Geldwerter Vorteil, der steuerpflichtig ist.