Auf Antrag ꟷ elektronisch (WinTrip®/OVGU-Beschäftigte) oder schriftlich (Bsp. Gäste)) ꟷ bei den Personen im jeweiligen Fachbereich, die mit der Bearbeitung von Reisekostenrechnungen betraut sind (i. d. R. Sekretariat/Ökonomie). 

Zahlungen müssen grundsätzlich im Original (durch Rechnungen, Bons, Quittungen o. Ä.) belegt werden. Auch bei allen unbaren Zahlungen ist ein Zahlungsauszug zwingend erforderlich, da im Falle einer Prüfung durch Mittelgeber sicherzustellen ist, dass die Unterlagen vollständig sind.

Nein, auch Kosten unter 10 Euro müssen mit entsprechenden Kostennachweisen (Bsp. Parkschein, Fahrschein Bus) belegt werden.

Grund: Das Land Sachsen-Anhalt (LSA) hat für den eigenen Zuständigkeitsbereich geregelt, dass ohne beleghaften Nachweis keinerlei Kostenerstattung zulässig ist. Insoweit weicht das LSA mit dieser landesrechtlichen Regelung vom geltenden Bundesgesetz (BRKG) ab. Die Ermächtigung zum Erlassen landeseigener Rechtsnormen (Bsp. Verordnungen) ist im Grundgesetz festgeschrieben.

Das ist der Fall wenn:

• zwischen der Dienststätte/Wohnung und der Stelle, an der das Dienstgeschäft erledigt wird, nur eine geringe Entfernung besteht; gering ist sie, wenn sie nicht mehr als zwei Kilometer beträgt (b. B. siehe § 6 Absatz 3 BRKG)
• zu Personalversammlungen gereist wird
• alle Mahlzeiten (Frühstück, Mittag- und Abendessen) unentgeltlich gewährt werden
• eine Dienstreisedauer im Inland genau oder weniger als acht Stunden beträgt.

Bei einer Reise in das Kleinwalsertal (z. B. nach Hirschegg oder Riezlern) handelt es sich gemäß § 14 Abs. 1 BRKG begrifflich um eine Auslandsdienstreise nach Österreich.

Jedoch liegt das Kleinwalsertal in der Nähe der deutschen Grenze und gehört damit zum deutschen Währungsgebiet mit Vorliegen der gleichen Preisverhältnisse wie im Inland. Für Verpflegung und Unterkunft entsteht ein geringerer Aufwand (§ 9 Abs. 1 BRKG)  als z. B. im Rahmen einer Reise nach Wien. 

Aus diesem Grund werden gemäß § 3 Abs. 1 Satz 1 BRKG und Tz. 3.1.1. BRKGVwV die notwendigen Aufwendungen zur Erledigung des Dienstgeschäftes bei Reisen in das Kleinwalsertal höchstens in Höhe des Inlandstage- und Übernachtungsgeldes festgesetzt.

Ein sogenanntes „Kantinentagegeld“ kommt nur bei Auslandsdienstreisen mit Mittagsverpflegung in Betracht. Gab es also im Rahmen einer Auslandsdienstreise die Möglichkeit, Mittagessen in einer Kantine einzunehmen, besteht Anspruch auf Auslandstagegeld.

Gab es also im Rahmen einer Auslandsdienstreise die Möglichkeit, Essen in einer Kantine einzunehmen, besteht Anspruch auf Auslandstagegeld in Höhe von 80% des für das jeweilige Land zustehenden Auslandstagegeldsatzes.

Dienstlich notwendig - und damit begründungsfrei - sind Übernachtungskosten wenn:

• ein Betrag von 84,80 (80,00 Übernachtung zzgl. 4,80 Euro Frühstück) nicht überschritten wird
• die Reisestelle diese vor Reisantritt als angemessen anerkannt hat

• Zimmer aus einem von der Reisestelle herausgegebenen Hotelverzeichnis (siehe HÖB Teil II) gebucht werden.

Übersteigen die tatsächlichen Übernachtungskosten die vorgenannten Höchstgrenzen, sind sie zu begründen (Bsp. Hotel war Tagungshotel oder kein günstigeres Angebot).

Voraussetzung für die Erstattung von Übernachtungskosten in voller Höhe ist, dass die Hotelrechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist (Arbeitgeberveranlassung). Siehe hier auch „Was ist bei der Ausstellung von Hotelrechnungen zu beachten?“.

(ACHTUNG: Ausland abweichend -> siehe hier Formularpool „Auslandstage- und Übernachtungsgelder“)

Das ist der Fall:

• für die Dauer der Benutzung von Beförderungsmitteln
• in den Fällen, in denen das Entgelt für die Unterkunft in den erstattungsfähigen Fahrtkosten enthalten ist, es sei denn, dass eine Übernachtung aufgrund einer zu frühen Ankunft am Geschäftsort oder einer zu späten Abreise von diesem zusätzlich erforderlich wird
• bei Dienstreisen am oder zum Wohnort und für die Dauer des Aufenthaltes an diesem Ort
• bei unentgeltlicher Bereitstellung einer Unterkunft - auch dann wenn diese nicht genutzt wird
• bei Erledigung nächtlicher Dienstgeschäfte, die die Inanspruchnahme einer Unterkunft ausschließen (z. B. Nachtfahrten, Schichtdienst), also eine Übernachtung nicht vorliegt.

Reisekostenvergütungen sind nicht grundsätzlich steuerfrei (siehe dazu Reisekosten-Richtlinie (G4 Steuerrechtliche Belange) und Website K25).

Steuerpflichtige Beträge können beispielsweise bei der Zahlung von Pauschalen, beim Erhalt von Mahlzeiten ohne Anspruch auf Tagegeld oder bei Inanspruchnahme von z. B. Konferenzdinnern in Abhängigkeit von der 60 Euro-Wertgrenze entstehen.

Fallen im Rahmen des Reisekostenersatzes steuerpflichtige Beträge an, erfolgt seitens des Arbeitgebers eine entsprechende Meldung an die Bezügestelle.

Ja, wenn sich die Anschaffungskosten durch den dienstlichen Einsatz amortisiert haben. D. h., die Summe der Kosten aus dem Kauf von Fahrkarten per BahnCard-Einsatz muss mindestens die Höhe des Kaufpreises der BahnCard erreichen.

Zusatzkosten (z. B. Sitzplatzreservierungen, Zahlungsmittelentgelt) bleiben unberücksichtigt.

WICHTIG: Anteilige Kostenerstattungen sind nicht zulässig.

• vollständig ausgefüllter und unterschriebener Erstattungsantrag
• Original-Rechnung BahnCard-Kauf

Wurde WinTrip® nicht genutzt, dann zusätzlich auch verwendete Fahrkarten in Kopie oder Kopie Reisekostenrechnung (WICHTIG: Fahrkosten müssen nach Fahrkartenpreis und Zuschlägen getrennt ausgewiesen sein!).

Mietwagen (untere Mittelklasse (Bsp. Golfklasse) gehören nicht zu den regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln. Daher sind angefallene Kosten nur dann erstattungsfähig, wenn die Notwendigkeit der Nutzung begründet ist.

Triftige Gründe für einen Mietwagen (Aufzählung nicht abschließend):

• Regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel (Bsp. Deutsche Bahn) sind nicht nutzbar/verkehren nicht
• Dienst-Kfz steht nicht zur Verfügung

Erstattungsfähige Leistungen bei Mietwagennutzung:

• Miettarif mit Inklusiv-Kilometern
• Navigationssystem
• Reservierungsgebühr
• wintertaugliche Bereifung (jahreszeitentsprechend)
• Schneeketten (jahreszeitentsprechend)
• ggf. Standortzuschlag, Einwegmiete, Zusatzfahrer
• Tankkosten

Zusatzleistungen, wie z. B. Haftungsreduzierung oder Zusatzversicherungen sind buchbar, jedoch NICHT erstattungsfähig.

Wichtig:

Überlassen Sie die Betankung des Leihwagens nicht der Mietwagenfirma. Dieser Service ist kostenpflichtig (Kosten Kraftstoff zuzüglich Gebühr pro Liter nachgefülltem Kraftstoff zuzüglich Betankungsgebühr). Derartige Servicegebühren werden vom Arbeitgeber grundsätzlich nicht finanziert. Nehmen Sie die Betankung des Leihwagens selbst vor. Diese Aufwendungen machen Sie im Rahmen Ihrer Reisekostenrechnung geltend, indem Sie die entsprechende Tankquittung einreichen.

Taxis gehören nicht zu den regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln. Daher sind angefallene Kosten nur dann erstattungsfähig, wenn die Nutzung begründet ist.

Triftige Gründe für die Nutzung eines Taxis (Aufzählung nicht abschließend):

• dringende dienstliche Gründe (z. B. pünktliches Erreichen Dienstgeschäft)
• zwingende persönliche Gründe (z. B. Gesundheitszustand)
• persönliche Sicherheit bei Fahrten zwischen 22 und 06 Uhr
• Zurücklegen nicht zumutbarer Fußstrecken.

Kleine Wegstreckenentschädigung:

Sie wird in Höhe von 0,20 Euro pro Entfernungskilometer gezahlt, maximal jedoch 130 Euro für die gesamte zurückgelegte Strecke.

Große Wegstreckenentschädigung:

Ein erhebliches dienstliches Interesse ist vor Antritt der Dienstreise im Rahmen des Reisegenehmigungsverfahrens zu beantragen und zu begründen. Die große Wegstreckenentschädigung wird in Höhe von 0,38 Euro pro Entfernungskilometer gezahlt. Eine Kappungsgrenze der Kilometerleistung besteht nicht.

Gründe (Aufzählung nicht abschließend):

• Schwerbehinderung der reisenden Person mit dem Merkzeichen „aG“
• Durchführung von Dienstgeschäften an verschiedenen Orten an einem Tag
• Mitnahme von schwerem Dienstgepäck (mindestens 25 kg).

WICHTIG: Wird ein privates Fahrzeug verwendet, setzen Sie Ihr Privateigentum zur Erledigung von Dienstreisen ein. Unkosten (Bsp. Kosten Fahrzeugunterhaltung, Kosten Fahrzeuginstandsetzung, Kosten Fahrzeugbetankung und -reinigung) werden nicht vergütet. Im Rahmen der kleinen Wegstreckenentschädigung besteht keinerlei Sachschadenhaftung.

Deshalb ist der Einsatz eines Privat-Pkw immer Ultima Ratio. Im Vorfeld der Verwendung ist stets zu prüfen, ob nicht die Nutzung anderer Beförderungsmittel (Bsp. Dienst-Kfz, Mietwagen) angezeigt ist.

• Pkw-Nutzung nach kleiner Wegstreckenentschädigung (0,20 EUR/km): Maximal 15,00 Euro/Reisetag
• Pkw-Nutzung nach großer Wegstreckenentschädigung (0,35 EUR/km): Parkkosten in tatsächlich angefallener Höhe

WICHTIG: Auch Parkkosten, die bei Benutzung eines Dienst- oder Mietwagens angefallen sind, werden in tatsächlich entstandener Höhe vergütet.

Weil nur dienstlich veranlasste notwendige Kosten erstattet werden dürfen. Private Telefon- und Internetkosten sind nicht erstattungsfähig.

In den Fällen, in denen im Einvernehmen mit der reisenden Person der Aufenthalt über die Dauer des Dienstgeschäftes hinaus verlängert wurde, um z. B. erhebliche Fahr- oder Flugpreisermäßigungen zu erreichen, ist kein fiktiver Reiseverlauf zu ermitteln. Die Dauer der Dienstreise richtet sich hier nach dem tatsächlichen Verlauf (siehe b. B. dazu § 2 Abs. 2 BRKG).

Die Preisermäßigungen sind durch Kostenvergleiche nachzuweisen (Buchung mit Preisermäßigung und Einholung Kostenvergleich müssen zeitgleich im Reisevorfeld erfolgen!).

Impfkosten sind nach den länderspezifischen Impfempfehlungen des Auswärtigen Amtes erstattungsfähig.

Vor allem bei Reisen in tropische und subtropische Regionen (zwischen 30° nördlicher und 30° südlicher Breite) sollten eingehende Informationen bzgl. Impfungen, Erkrankungsrisiken und evtl. Malaria-Prophylaxe eingeholt werden.

Eine Erstattung im Rahmen der Reisekostenabrechnung ist nicht möglich, da es sich nicht um Kosten zur Erledigung des Dienstgeschäftes nach § 10 Abs. 1 Bundesreisekostengesetz (BRKG) handelt. Bedienstete sind insoweit durch den Dienstherrn abgesichert.

Sie sollten vor jeder Auslandsreise mit Ihrer Krankenkasse abklären, ob ein ausreichender Versicherungsschutz besteht.

Nein. Derartige Kosten (wie z. B. auch Reiseunfallversicherung, Reisehaftpflichtversicherung) gehören zu den nicht erstattungsfähigen Aufwendungen. Nicht erstattungsfähig ist auch eine Reiserücktrittskostenversicherung (für den Fall, die Dienstreise wird nicht durchgeführt). Grund: Die Auslagen, die i. R. der Vorbereitung der Dienstreise notwendigerweise entstandenen sind, werden erstattet (Nebenkosten), wenn die Dienstreise aus Gründen, die eine reisende Person nicht zu vertreten hat, ganz oder teilweise nicht ausgeführt wird.

Ja. Auslagen für das Versichern des notwendigen persönlichen und dienstlichen Reisegepäcks sind während der ganzen Dienstreisedauer (Inlands- und Auslandsreisen) als Nebenkosten erstattungsfähig.

Wurde aus privaten Gründen eine Jahresgepäckversicherung abgeschlossen, können gesonderte Gepäckversicherungskosten für Dienstreisen nicht erstattet werden.

Ja, und zwar immer dann, wenn ein solcher im Zusammenhang mit einer anstehenden Dienstreise benötigt wird. Das schließt auch die Anfertigung benötigter Passfotos für die Ausstellung des Reisepasses ein.

WICHTIG: Planen Sie genügend Zeit für die Anschaffung des Passes im Vorfeld Ihrer Dienstreise ein.

Die Beschaffung eines Reisepasses auf Kosten des Arbeitgebers für Privatreisen ist nicht zulässig.

Leistungen, die als Entschädigung für körperlich und seelisch erlittene Beeinträchtigungen (Bsp. wegen Nichtbeförderung, Verspätung) von einem Verkehrsträger (Bsp. Deutsche Bahn) gewährt werden, sind nicht auf die Reisekostenvergütung anzurechnen.

Sie dürfen also behalten werden, eine Rückzahlung an den Arbeitgeber ist nicht erforderlich, und zwar auch dann nicht, wenn die Reisemittel (Bsp. Fahrkarten) vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt waren.

Grund: Hier überwiegt die persönliche Betroffenheit den Dienstbezug.

Hat eine reisende Person die Reiseänderung durch seine Zustimmung (Bsp. Verzicht auf Beförderung mit dem gebuchten Verkehrsmittel in Fällen der Überbuchung oder des Downgradings) selbst herbeigeführt und hierfür eine finanzielle Zuwendung erhalten, ist diese auf die Reisekostenvergütung anzurechnen.

Grund: Hier handelt es sich nicht um eine Entschädigungsleistung. Mit der Anrechnung auf die Reisekostenvergütung werden Mehrfachentschädigungen (sowohl vom Reiseunternehmen, als auch vom Arbeitgeber) vermieden.

Tagungsveranstalter bieten Möglichkeiten der Inanspruchnahme immer vielfältiger werdender Events. Dazu zählen nicht nur Konferenzdinner oder -banketts, sondern auch Rahmenprogramme („Social Events“). Die Teilnahme an solchen Veranstaltungen ist überwiegend kostenpflichtig. Häufig sind Angebote dieser Art nicht bereits in eine Tagungsgebühr inkludiert, sondern müssen zusätzlich gebucht und gezahlt werden.

Soll die Teilnahme an derartigen Events seitens des Arbeitgebers finanziert werden, ist die dienstliche Notwendigkeit hierfür Voraussetzung. Diese dienstliche Notwendigkeit ist durch den Dienstvorgesetzten bereits i. R. der Reisegenehmigung (Dienstreiseantrag) zu begründen und entsprechend zu dokumentieren.

Die OVGU Magdeburg ist seit dem 01.01.2019 verpflichtet, der Steuerbehörde jährlich eine elektronische Übersicht der Personen zu melden, die im Rahmen einer Dienstreise oder einer Fortbildung unentgeltliche Mahlzeiten (Bsp. Frühstück im Hotel oder Mahlzeit im Flugzeug) erhalten haben.

Diese Meldung ist Grundlage für die Dokumentation des sogenannten „Großbuchstaben M“ auf dem Gehalts- bzw. Bezügekonto und auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung der aufgeführten Personen.

Die Bescheinigungspflicht „M“ gilt unabhängig von der Anzahl der Mahlzeitengestellung im Kalenderjahr.

Davon ausgenommen sind Mahlzeiten über 60 EUR (z. B. Konferenzdinner), da diese als Belohnungsessen gelten und somit in tatsächlicher Höhe zu versteuern sind.

Die nach § 1 der Reise-, Umzugskosten- und Trennungsgeldverordnung des Landes Sachsen-Anhalt vom 4. Februar 2010 (RUkTgVO LSA) gewährte erhöhte Wegstreckenentschädigung (38 Cent je Kilometer) ist nach § 3 Nr. 13 des Einkommensteuergesetzes steuerfrei.

Voraussetzung ist, dass die BC 100 aus dienstlichem Anlass/zur dienstlichen Nutzung eingesetzt wird.

Zum Ende der Gültigkeitsdauer bis sechs Monate nach Ablauf der BC 100 ist auf Antrag die Erstattung der Anschaffungskosten der BC 100, die den Anschaffungspreis nicht überschreiten dürfen, möglich. Dem Antrag beizufügen sind die Rechnung aus dem BC-Kauf und die Kostenvergleiche (Ausdrucke aus dem Buchungsportal der Deutschen Bahn).

Maximal erstattet werden die fiktiven Anschaffungskosten der wirtschaftlichsten BC 2. Klasse (BC 25 oder BC 50) zuzüglich der fiktiven Fahrtkosten unter Verwendung der wirtschaftlichsten BC 2. Klasse (BC 25 oder BC 50).

Beispiel 1:

Anschaffungspreis BC 100 = 4.027€

Berechnung der möglichen Kostenerstattung:

Anschaffungspreis der BC 50 2. Klasse = 229€

(erforderlicher Nachweis: gültige Preisliste der Deutschen Bahn)  

zuzüglich

Fahrtkosten für 20 Bahnfahrten MD-Berlin-MD je 30€ (Preis BC 50 2. Klasse) = 600€

(erforderlicher Nachweis: Ausdruck gültiger Preis der Deutschen Bahn je Reise)

Maximale Kostenerstattung -> 229€ + 600€ = 829€

Beispiel 2:

wie Beispiel 1

zuzüglich

Fahrtkosten für 200 Bahnfahrten MD-Berlin-MD je 30€ (Preis BC 50 2. Klasse) = 6.000€ 

(erforderlicher Nachweis: Ausdruck gültiger Preis der Deutschen Bahn je Reise)

ABER: Maximale Kostenerstattung -> 229€ + 6.000€ = 6.229€  à begrenzt auf Kaufpreis BC 100  = 4.027€

Für die steuerliche Behandlung ist Folgendes zu beachten:

Bis zur Höhe der ersparten Fahrtkosten für Einzelfahrscheine, die für nachgewiesene dienstliche Fahrten ohne Nutzung der BC 100 während deren Gültigkeitsdauer angefallen wären, begrenzt auf die Höhe der tatsächlichen Kosten der BC 100, ist die erhaltene Kostenerstattung steuerfrei.

Bezogen auf Beispiel 1: steuerfreie Erstattung = 600€

Bezogen auf Beispiel 2: steuerfreie Erstattung = 6.000€ begrenzt auf 4.027€ (Kaufpreis BC 100)

Kosten geleisteter CO₂-Kompensationen sind aktuell ausschließlich aus der Nutzung von Privat-Pkw innerhalb einer Dienstreise erstattungsfähig (Nebenkosten).

Gegenwärtig sind erbrachte Kompensationskosten (Bsp. Flug) innerhalb einer Dienstreise nicht erstattungsfähig, da es aktuell an der entsprechenden Ermächtigung zur Erstattungsfähigkeit durch den Gesetzgeber mangelt.

HINWEIS:

Nach geltender Rechtsauffassung ist eine Dienstreise auch ohne zusätzliche Ausgaben dieser Art durchführbar. Damit zählen Kosten der C02-Kompensation nicht zu den dienstlich veranlassten notwendigen Reisekosten. Das Tatbestandsmerkmal „notwendig“ wird in puncto C02-Kompensation auch dann nicht erfüllt, wenn Dienstreisen umweltverträglich und nachhaltig durchgeführt werden.