Für Strecken, die Dienstreisende mit einem Kraftfahrzeug oder mit einem anderen motorbetriebenen Fahrzeug zurückgelegt haben, wird als Auslagenersatz eine „Wegstreckenentschädigung“ gewährt.

Hierbei wird zwischen der „Kleinen“ und der „Großen“ Wegestreckenentschädigung unterschieden.

Kleine Wegstreckenentschädigung

Die Benutzung eines privaten Kraftfahrzeuges (Kfz) kann unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit ohne nähere Begründung genehmigt werden, sofern die Wahl dieses Beförderungsmittels nicht zu wirtschaftlich unvertretbaren Ergebnissen führt.

Wird ein Privat-Kfz für Zu-/Abgänge zum/vom Bahnhof/Flughafen (inklusive der sogenannten Leerfahrt) genutzt, ist ausschließlich die Vergütung nach der kleinen Wegstreckenentschädigung zulässig.

Dienstreisende sind vor Reiseantritt darauf hinzuweisen, dass hierfür eine Wegstreckenentschädigung von 0,20 Euro je Kilometer zurückgelegter Strecke, höchstens jedoch 130 Euro pro Dienstreise gewährt wird und ein Sachschadenersatz seitens der OVGU ausgeschlossen ist.

Daraus ergibt sich eine Kappungsgrenze bei 650 km/Dienstreise (Hin- und Rückfahrt zusammen).

Parkgebühren sind nicht in tatsächlich entstandener Höhe erstattungsfähig.

Große Wegstreckenentschädigung

Besteht an der Benutzung eines privaten Kfz ein erhebliches dienstliches Interesse, beträgt die Wegstreckenentschädigung ohne Begrenzung auf einen Höchstbetrag derzeit 0,35 Euro je gefahrenen Kilometer zurückgelegter Strecke.

Das erhebliche dienstliche Interesse muss vor Antritt der Dienstreise in der Genehmigung schriftlich (aktenkundig) festgestellt und begründet werden.

Hier ist Schadensersatz für Sachschäden am Kfz nach den jeweils hierfür geltenden Bestimmungen gegeben (Meldung an K5).

Parkgebühren sind voll erstattungsfähig.

Die Anforderungen an das Vorliegen eines „erheblichen dienstlichen Interesses“ sind dann erfüllt, wenn das Dienstgeschäft sonst nicht durchgeführt werden kann oder die Benutzung eines Kfz nach Sinn und Zweck eines Dienstgeschäftes notwendig ist und kein Dienst-Kfz zur Verfügung steht.

Das trifft insbesondere zu, wenn:

• das Dienstgeschäft bei Benutzung eines regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels nicht durchgeführt werden kann oder ein solches Beförderungsmittel nicht zur Verfügung steht,
• schweres (mindestens 25 kg) und/oder sperriges Dienstgepäck (kein persönliches Reisegepäck) mitzuführen ist,
• die Benutzung eines Kraftfahrzeuges es ermöglicht, an einem Tag an verschiedenen Stellen Dienstgeschäfte wahrzunehmen, die bei Benutzung eines regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels in dieser Zeit nicht erledigt werden könnten oder
• eine Schwerbehinderung mit dem Merkzeichen – aG – vorliegt.

 Die Anerkennung eines „erheblichen dienstlichen Interesses“ aus Anlass der Teilnahme an einer Fortbildungsveranstaltung ist grundsätzlich nicht möglich. Sie kann ausnahmsweise gegeben sein, sofern im Einzelfall zwingende dienstliche oder fürsorgerechtliche Gründe dafürsprechen.

Für die Berechnung der Wegstreckenentschädigung ist die verkehrsübliche Straßenverbindung (d. h. der möglichst kürzeste Weg) maßgeblich, wobei Umleitungen Beachtung finden können. Längere Strecken werden berücksichtigt, wenn sie insbesondere aufgrund der Verkehrsverhältnisse (z. B. Stau) oder aus Gründen der Zeitersparnis benutzt wurden.

Mit der Gewährung der Wegstreckenentschädigung sind auch die Kosten für die Mitnahme weiterer Dienstreisender sowie für die Mitnahme von dienstlichem und persönlichem Gepäck abgegolten. Wegstreckenentschädigung wird nicht gewährt, wenn ein zur Verfügung gestelltes Dienst-Kfz oder eine entsprechende dienstliche Mitfahrgelegenheit ohne triftigen Grund nicht benutzt wurde.