Mit dem neuen Tariftreue- und Vergabegesetz Sachsen-Anhalt (TVergG LSA) hat der Landtag auch die Einführung der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) beschlossen. Zum 01.03.2023 wird somit die VOL/A abgelöst, wodurch sich eine Vielzahl an Änderungen in der Vergabepraxis ergeben werden. Seitens der Verwaltung wird eine neue Beschaffungsordnung erarbeitet und ein umfangreiches Schulungsangebot vorbereitet.

Die neue Beschaffungsordnung befindet sich derzeit in der finalen Entwurfsphase. Durch das zuständige Ministerium (MWL) sind noch nicht alle wesentlichen Ausführungsbestimmungen bzw. notwendigen Formulare und Anlagen zum Tariftreue- und Vergabegesetz veröffentlicht worden (Stand 28.02.2023). Soweit möglich, wurde der Formularpool überarbeitet. Die aktualisierten Formulare stehen Ihnen ab sofort zur Verfügung. Mit Umstellung auf die E-Vergabe und E-Akte sind Papierausdrucke und Unterschriften ab sofort (auch dezentral) nicht mehr erforderlich.

Beschaffungspraxis (ab 01.03.2023):

Hinweise zur Schätzung des Auftragswerts

Die Schätzung des Auftragswerts ist maßgeblich für die Wahl des Verfahrens. Leistungen gleicher Art müssen hierbei zusammengefasst werden. Grundsätzlich zählt für die Schätzung nicht der Einzelauftrag, sondern alle möglichen Aufträge gleichartiger Leistungen (und wirtschaftlicher Einheiten), welche im jeweiligen Haushaltsjahr/Projektlaufzeit/Vertragslaufzeit planmäßig getätigt werden (sollen). Beachten Sie bei Ihrer Schätzung auch anfallende Nebenkosten wie z.B. Verpackung, Versand oder eventuell anfallende Lizenzgebühren.

Eine Orientierung, welche Leistungen als gleichartig zusammengefasst werden können, gibt der Erlös- und Kostenartenplan. Alles, was finanztechnisch unter einer Kostenart (Sachkonto) zugeordnet werden kann, kann als gleichartige Leistung angesehen werden.

Direktauftrag bis 5000 € netto (alt Direktkauf) = in Anwendung zum Haushaltsrecht LSA bis 4.201,67 € netto

Bei einem Direktauftrag kann die Lieferung oder die Leistung ohne die Einleitung eines förmlichen Vergabeverfahrens beschafft werden, jedoch müssen auch hier die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit berücksichtigt und dokumentiert werden. Maßgeblich für den Auftragswert sind nicht die jeweiligen Einzelaufträge, sondern die Summe der gleichartigen Leistungen (siehe Auftragswert).

Unter Berücksichtigung der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ist i.d.R. ein Preisvergleich bei mindestens 3 Unternehmen durchzuführen. Hierzu ist das Formular Kurzdokumentation / Direktauftrag zu verwenden. Bei der Dokumentation ist der Name, die Anschrift und der ermittelte Preis anzugeben. Beachten Sie bei der Angabe des Anbieters, dass hier nicht die Internetadresse des Anbieters gemeint ist, sondern der Unternehmensname. Diesen finden Sie u.a. im Impressum des jeweiligen Webshops. Für die jeweilige Preisermittlung legen Sie der Bestellakte entsprechende Nachweise bei, dies kann in Form von Screenshots des Webshops oder über eine kurze Telefonnotiz erfolgen. Als weitere Anfrage- und Auftragsmöglichkeit können die Angebotsaufforderung-light sowie das Auftragsschreiben zum Direktauftrag verwendet werden.

Bis zu einem geschätzten Auftragswert von 104,99 € netto (124,94 € brutto) ist lediglich eine Bedarfsbegründung zu dokumentieren, dies kann direkt in der Bestellakte im Dokumentenmanagement d.3 erfolgen.

Es ist zu beachten, dass nicht immer die gleichen Unternehmen beauftragt werden, sondern zwischen diesen gewechselt wird.

Hinweis: Sachsen-Anhalt weicht von der 1.000 €-Grenze entsprechend § 14 UVgO ab, hier gelten 5.000 €.

Bechte: Bei Bundesmitteln (BMBF, DFG, DLR usw.) gilt die Wertgrenze von 1.000 € netto.

Verhandlungsvergabe dezentral - bis 4.201,67 € netto (alt Freihändige Vergabe)

Kann (bzw. soll) kein Direktauftrag durchgeführt werden, ist die Verhandlungsvergabe einzuleiten. Bei der Verhandlungsvergabe sind grundsätzlich mindestens 3 geeignete Unternehmen zur Abgabe eines Angebotes aufzufordern. Nach erfolgter Prüfung der Angebote, ist der Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot zu erteilen. Von Beginn an, ist das Verfahren mit allen wesentlichen Entscheidungen zu dokumentieren.

Die Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes erfolgt in elektronischer Form, derzeit per Email (alle Bieter in BCC). Zur Aufforderung der Angebote per E-Mail ist die Vorlage zur Angebotsaufforderung zu verwenden. Die Angebotsfrist sollte i.d.R. 7-14 Tage betragen und richtet sich je nach Auftragsgegenstand, Auftragswert und Marktsegment. In Einzelfällen kann die Angebotsfrist auch nur wenige Tage betragen. Die Angebotsfrist ist im Datumsformat, einschließlich Uhrzeit anzugeben. Die Bindefrist beginnt mit Ablauf der Angebotsfrist und ist im Datumsformat, i.d.R. ohne Uhrzeit, anzugeben. Als Bindefrist sollten 7-21 Tage eingeplant werden (Orientierungswert).

Nach Ablauf der Angebotsfrist sind die Angebote von mindestens zwei Vertretern der Struktureinheit gemeinsam zu öffnen. Im Nachgang erfolgt die Wertung der Angebote in vier aufeinander aufbauenden Wertungsstufen. Im Ergebnis der Angebotsauswertung ist eine Entscheidung über den Zuschlag zu treffen. Der Zuschlag ist unter Berücksichtigung der Zuschlagskriterien auf das wirtschaftlich günstigste Angebot zu erteilen. An der Entscheidung sollen i.d.R. mindestens zwei Vertreter der Struktureinheit mitwirken.

Für die Erteilung des Auftrags per E-Mail ist die Vorlage zum Auftragsschreiben zu verwenden. Nach § 46 (1) UVgO sind die unterlegenen Bieter unverzüglich über die erfolgte Zuschlagserteilung zu unterrichten. Gleiches gilt hinsichtlich der Aufhebung oder erneuten Einleitung eines Vergabeverfahrens einschließlich der Gründe dafür. Für die Bieterinformation per E-Mail ist die Vorlage zur Bieterinformation zu verwenden.

Alle wesentlichen Verfahrensschritte können der Vorlage zur Vergabedokumentationentnommen werden.

Vergaben ab 4.201,68 € netto (5000 € brutto) - zentral

Beschaffungen von Lieferungen und von Leistungen sowie die Vergabe von Dienstleistungen ab 5.000,00 € brutto (4.201,68 € netto) obliegen ausschließlich der Abteilung Beschaffung, Zahlstelle (K13), unabhängig von der Finanzierungsquelle und der Bewirtschaftungsbefugnis. Hierzu ist ein entsprechender Vergabeantrag zu stellen. Weitere Informationen können der Seite von K13 entnommen werden.

Bechte: Wertgrenze Bundesmittel

Weitere Hinweise:

Bestellakte

Für jeden Vorgang ist eine elektronische Bestellakte im Dokumenten Management System d.3 anzulegen, dies gilt auch für den Direktauftrag. Der Bestellakte sind alle erforderlichen Dokumente, u.a. die

• Bedarfsbegründung
• Angebotsaufforderung (E-Mail-Vorlage)
• alle eingegangen Angebote (als Eingangsnachweis die E-Mail, hier genügt die E-Mail als Angebot)
• Vergabedokumentation
• Auftragsschreiben (bei Onlinebestellungen ggf. die Auftragsbestätigung als Auftragsschreiben hinterlegen)
• ggf. der Versandnachweis (E-Mail-Vorlagen)

beizulegen.

E-Vergabe und E-Akte

Entsprechend der jeweiligen gesetzlichen Vorschriften ist jedes Vergabeverfahren von Anbeginn fortlaufend elektronisch in Textform zu dokumentieren, so dass die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen festgehalten werden. Dies gilt auch für die gesamte Kommunikation mit Bewerbern und Bietern. Zur Umsetzung der Anforderung wird dies mittels elektronischer Verfahren umgesetzt. Papierausdrucke und Unterschriften sind somit nicht mehr erforderlich.

Leistungs-, Eignungs- und Zuschlagskriterien

Entsprechende Hinweise und Praxistipps finden Sie auf der Seite von K13.

Reiseleistungen

Für Reiseleistungen finden die Vorschriften des Direktauftrags bzw. der Verhandlungsvergabe Anwendung. Die Reisekostenrichtlinie wird hierzu in Abstimmung mit K25 angepasst.

Schulungsangebot:

Das aktuelle Schulungsangebot finden Sie im E-Learning-Portal.

Vergabegesetze und Grundsätze des Vergaberechts

Eine Übersicht der einschlägigen Vergabegesetze sowie die Grundsätze des Vergaberechts finden Sie zusammengefasst auf der Seite von K13.

Stand: 28.02.2023