Mindestinhalte einer Bestellakte im DMS-d.3 (gem. Anlage Punkt II Beschaffungsordnung)

Verhandlungsvergabe bis 4200 € netto:

• Vergabedokumentation (U110)
• Angebotsaufforderung (U116.1)
• alle eingegangenden Angebote einschl. Eingangsnachweis (als Eingangsnachweis die eMail, hier genügt die eMail als Angebot)
• ggf. Aufklärung der Angebote (U122)
• Auftragsschreiben (U120.1) und Versandnachweis (U121)
• ggf. Imformation/Absage gem. § 46 (1) UVgO (U124)

Direktauftrag bis 4200 € netto:

• Kurzdokumentation (U111)
• ggf. Angebotsaufforderung (U116.2)
• Auftragsschreiben (U120.1) und Versandnachweis (U121) oder Auftrags-/Bestellbestätigung (als Auftragsschreiben)

Direktauftrag bis 104,99 € netto:

• Bedarfsbegründung, ggf. als Notiz in der Bestellakte
• ggf. Kurzdokumentation (U111)
• ggf. Angebotsaufforderung (U116.2)
• Auftragsschreiben (U120.1) und Versandnachweis (U121) oder Auftrags-/Bestellbestätigung (als Auftragsschreiben)

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Hinweis zum Dokumentationserfordernis:

Entsprechend der jeweiligen gesetzlichen Vorschriften ist jedes Vergabeverfahren von Anbeginn fortlaufend elektronisch in Textform zu dokumentieren, sodass die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen festgehalten werden. Dies gilt auch für die gesamte Kommunikation mit Bewerbern und Bietern. Die Umsetzung der Anforderung erfolgt mittels elektronischer Verfahren. (gem. 2.1.4 Beschaffungsordnung)