Mit diesem Grundsatz wird zur sparsamen Haushaltswirtschaft angehalten. Es gilt das Minimal- (ein bestimmtes Ziel mit möglichst wenig Mitteln erreichen) und das Maximalprinzip (mit gegebenen Mitteln einen möglichst großen Nutzen erzielen).

D. h., Reisekostenvergütung wird nur insoweit gewährt, als die Aufwendungen und die Dauer der Dienstreise zur Erledigung des Dienstgeschäftes notwendig waren.

Dienstreisen sind Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte, die schriftlich angeordnet oder genehmigt worden sind.

Was ist eine A1-Bescheinigung und weshalb muss sie beantragt werden?

Die A1-Bescheinigung dient Arbeitgebern und Beschäftigten als Nachweis, welche Rechtsvorschriften über die soziale Sicherheit anzuwenden sind. Sofern Beschäftigte durch die Erwerbstätigkeit einen Bezug zu mehr als einem Land haben, belegt die A1-Bescheinigung, dass der Beschäftigte Versicherungsschutz besitzt und den Sozialversicherungsvorschriften des Heimatlandes unterliegt (bei OVGU-Dienstreisenden dem deutschen Sozialversicherungsrecht). Nach den EU-Regelungen sind Beschäftigte, die gelegentlich (zeitlich befristet) eine Auswärtstätigkeit im Ausland ausführen, von der Sozialversicherungspflicht im Ausland befreit und müssen nicht doppelte Sozialversicherungsbeiträge zahlen.

Bei Fragen zum Sozialversicherungsrecht wenden Sie sich bitte an Ihren Versicherungsträger (Krankenkasse/gesetzlich versicherte Beschäftigte, Deutsche Rentenversicherung Bund/privat versicherte Beschäftigte).

Wann muss eine A1-Bescheinigung beantragt werden?

Grundsätzlich ist bei jeder Auslandstätigkeit (Auslandsdienstreise/Entsendung) in einen Mitgliedstaat der EU/EWR oder in Länder, mit denen Deutschland ein Abkommen über die soziale Sicherheit abgeschlossen hat, die A1-Bescheinigung mitzuführen. OVGU-Beschäftigte, die sich auf Veranlassung des Arbeitgebers für eine vorrübergehende Tätigkeit im Ausland aufhalten (Bsp. Dienstreise) benötigen rechtzeitig  v o r  Reisebeginn eine A1-Bescheinigung.

Was passiert, wenn die A1-Bescheinigung im Ausland nicht vorgezeigt werden kann?

Fehlt die A1-Bescheinigung, sind Konsequenzen möglich (z. B. Verweigerung des Zutritts, Schwierigkeiten bei der Ausreise, sofortige Erhebung Sozialversicherungsbeiträge nach dem Recht des Aufenthaltsstaates, Nichtgewährung von Leistungen aus einer Unfallversicherung nach einem Arbeitsunfall etc.). Sollte die A1-Bescheinigung bei Reisebeginn noch nicht vorliegen, führen Sie bitte den Nachweis der erfolgten Antragstellung mit. 

Wie läuft der Prozess der Bereitstellung der A1-Bescheinigung ab?

Vor jeder Auslandsdienstreise sind ꟷ parallel zum Dienstreiseantrag – im Formular Anzeige eines dienstlichen Auslandsaufenthaltes dienstreise- und arbeitgeberbezogene Daten zu erfassen und per E-Mail an zu senden.

Das Dez. Personalwesen übernimmt die Beantragung der A1-Bescheinigung beim zuständigen Sozialversicherungsträger.

Nach Rückmeldung der gültigen A1-Bescheinigung durch den Sozialversicherungsträger wird sie an den jeweiligen Beschäftigten zur Mitführung während der Reise übersandt.

Reisekosten, die im Zusammenhang mit Vorstellungsreisen von Bewerberinnen und Bewerbern auf Stellenausschreibungen der Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg entstehen, sind nicht erstattungsfähig (Ministeriums der Finanzen des Landes Sachsen-Anhalt (MF LSA) vom 11.07.2013).

Da aus Imagegründen dieser Hinweis in die Stellenausschreibungen nicht mehr aufgenommen wird, ist dieser Hinweis in die Einladung zum Vorstellungsgespräch aufzunehmen. Das gilt auch, wenn diese per E-Mail oder telefonisch erfolgt.

Nur in  Ausnahmefällen können Reisekosten für Vorstellungsgespräche erstattet werden, allerdings gelten dafür Grenzen, die in der Reisekosten-Richtlinie (unter Punkt D6) näher erläutert werden.

Jede/Jeder Beschäftige der OVGU stellt den Dienstreiseantrag im WinTrip® (siehe Button "Reiseantrag"). Personen, denen WinTrip® nicht zur Verfügung steht (Bsp. Außenstehende), ist die Reisegenehmigung unter Nutzung des entsprechenden Formulars im „Formularpool“ zu erteilen.

Jede, die/Jeder, der ein Dienst- oder Arbeitsverhältnis mit der Universität hat (z. B. auch studentische Hilfskräfte).

Eine Dienstreisegenehmigung ist nicht nur entscheidend für z. B. die Anerkennung der dienstlichen Notwendigkeit, versorgungs- und unfallrechtliche Ansprüche sowie Schadenersatz, sondern ebenso für die Vergütung von Reiseaufwendungen. D. h. Kosten, die bereits im Vorfeld der Dienstreise anfallen (Bsp. Tagungsgebühren), werden ohne das Vorliegen eines genehmigten Dienstreiseantrages seitens des Arbeitgebers nicht vorab bezahlt.

Ein Ausdrucken (WinTrip®) und Mitführen der Reisegenehmigung ist nicht notwendig. Sie ist i. R. der Reiseabrechnung automatisch Abrechnungsgrundlage und auch Basis für die Gewährung eines Reisekostenvorschusses.

Die anderen Personen (Bsp. Außenstehende) erteilte Reisegenehmigung (Bsp. privatrechtliche Vereinbarung) verbleibt im Original bei der reisenden Person, und zwar bis zu dem Zeitpunkt, da die Dienstreise abgerechnet wird.

Hier handelt es sich um Reisen, die Bedienstete nach Abschluss ihrer Ausbildung zur beruflichen Weiterbildung oder zur Erweiterung ihrer beruflichen Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen, zur Anpassung an geänderte dienstliche Anforderungen oder zur Vorbereitung auf die Wahrnehmung neuer oder anderer Aufgaben unternehmen.

Dienstreisen hingegen umfassen das Dienstgeschäft und die zu seiner Erledigung notwendigen Fahrten. Eine Dienstreise liegt regelmäßig dann vor, wenn ohne die/den Dienstreisenden beispielsweise ein Termin oder eine Besprechung nicht stattfinden würde. D. h., es ist grundsätzlich ein aktiver Beitrag der/des Dienstreisenden erforderlich.

Ein Reisekostenvorschuss ist eine Vorauszahlung auf die bei der Reise zu erwartenden Kosten. Maximal 80% der voraussichtlichen Gesamtaufwendungen kommen grundsätzlich als Vorschuss zur Auszahlung, sofern diese mindestens 200 Euro betragen.

Das sind z. B. Fahrkosten (Flugticket, Bahnfahrkarten) oder Teilnahmegebühren die der Lehrstuhl/die Einrichtung direkt an die Rechnungsstellerin/den Rechnungssteller bezahlt hat.

Wird eine Übernachtung z. B. von einer einladenden Stelle oder einem Projektpartner (Aufzählung nicht abschließend) übernommen, also ohne Berechnung zur Verfügung gestellt, ist sie unentgeltlich.

Erstattungsfähig sind die Kosten, die bei Nutzung der 2. Wagenklasse (2. Kl.) der Deutschen Bahn anfallen. Alle möglichen Fahrpreisermäßigungen sind in Anspruch zu nehmen.

Bei Bahnreisen in die Europäische Union werden die Kosten für das Benutzen der 1. Wagenklasse erstattet. Abweichend davon werden 1. Klasse-Kosten bei Reisen innerhalb der Europäischen Union, zwischen der Europäischen Union und der Schweiz, Liechtenstein, Norwegen und dem Vereinigten Königreich sowie innerhalb und zwischen den genannten Staaten erst ab einer Fahrzeit von 2 Stunden vergütet.

Hierzu gehören z. B. Spartarife, Wochen- oder Monatskarten, BahnCard, Jobticket, Netz- oder Zeitkarten.

Die OVGU ist Geschäftskunde der Deutschen Bahn (DB). Daher räumt die DB der OVGU aktuell einen GKR in Höhe von 5% auf Flexpreis Business-Fahrkarten ein. Er wird nicht auf Sonderpreise (z. B. Spezialtarife, private BahnCard) gewährt und darf nicht im Rahmen von Privatreisen genutzt werden.

Wenn die reine Flugzeit mindestens vier Stunden beträgt, können die Kosten einer höheren Beförderungsklasse erstattet werden.

Bei Flugreisen mit einer Flugzeit von weniger als vier Stunden und bei Flugreisen innerhalb Europas bleibt die Kostenerstattung auf Kosten in der niedrigsten Beförderungsklasse, d. h. Economy- oder vergleichbare Klasse, begrenzt.

Bitte beachten: Eine Erstattung der Kosten, die bei der Benutzung eines Flugzeuges in der 1. Klasse entstehen, ist - unabhängig von der Entfernung des Reiseziels - ausgeschlossen.

Für weitere Informationen siehe „Reisekosten-Richtlinie“ -> „B1 Rechtliche Grundlagen“/Auslandsreisekostenverordnung und „D4 Organisation und Buchung von Reisemitteln“/Flugzeug.

Sachschadenshaft besteht ausschließlich dann, wenn an der Nutzung des privaten Pkw im Rahmen der Reisegenehmigung ein erhebliches dienstliches Interesse (große Wegstreckenentschädigung) begründet wurde.

Die Möglichkeit besteht. Die private Reisezeit ist bereits im Dienstreiseantrag anzugeben.

Dauert ein Urlaub länger als fünf Arbeitstage, wird der Reise ein überwiegend in der Privatsphäre liegender Hintergrund unterstellt. Der Gesetzgeber geht davon aus, dass der private Teil dieser Kombination im Vordergrund steht. Der Arbeitgeber übernimmt daher nur die unmittelbar zusätzlichen Fahrtauslagen. Zusätzliche Fahrtauslagen sind die, die ohne das Dienstgeschäft nicht angefallen wären.

Auf das Verhältnis/die Relation zwischen der Dauer der Dienstreise und der Dauer des damit verbundenen Urlaubs kommt es nicht an. Entscheidend ist, dass der private Aufenthalt mehr als fünf Arbeitstage Urlaub umfasst. Ob der Urlaub vor der Dienstreise liegt, Dienstgeschäfte unterbricht oder sich an die Dienstreise anschließt, ist unerheblich. Die „5-Tage-Regelung“ bezieht sich auf „arbeitspflichtige“ Tage, an denen tatsächlich Dienst zu leisten ist.

Damit die Höhe der zu erstattenden Fahrt-/Flugkosten korrekt ermittelt werden kann, sind Kostenvergleiche erforderlich. Und zwar für die aufgrund des tatsächlichen Reiseverlaufs entstehenden Fahrt-/Flugkosten bzw. zurückzulegenden Wegstrecken (= Kostenvergleich für dienstlichen und privaten Teil!) und für die Fahrt-/Flugkosten bzw. zurückzulegenden Wegstrecken (Kilometer), die entstanden wären, wenn nur die private Reise durchgeführt worden wäre (= Kostenvergleich nur privater Teil!).

Die Möglichkeit besteht in den Fällen, in denen die dienstreisende Person auf eine Begleitperson angewiesen ist (Eintrag im Schwerbehindertenausweis). Dieser (Begleit-)Person können die Fahrt-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten gegen Einzelnachweis erstattet werden.

Die Ausschlussfrist beträgt sechs Monate. Sie beginnt einen Tag nach Ende der Dienstreise. Nach Ablauf der Frist wird keine Reisekostenvergütung mehr gewährt, da der Anspruch auf Reisekostenvergütung erloschen ist. Eine Verlängerung der Frist ist aufgrund gesetzlicher Bestimmung nicht möglich. Ein erloschener Anspruch lebt nicht wieder auf, und zwar auch dann nicht, wenn Krankheit, Unkenntnis oder berufliche Überlastung ursächlich sind.

Reisekostenvorschüsse sind in voller Höhe zurückzuzahlen es sei denn, der Verbrauch von gewährten Reisemitteln ist nachweisbar.

Mit Beendigung der Dienstreise verbleibt eine Zeit von sechs Monaten, um die Reisekostenrechnung einzureichen. Dazu sind alle Kostennachweisbelege (Bsp. Rechnungen, Flugscheine, Fahrkarten) im WinTrip® hochzuladen oder im Original einreichen (Bsp. Reiseabrechnung Außenstehender).

Tagungsveranstalter bieten Teilnehmenden mitunter die Möglichkeit der Inanspruchnahme immer vielfältiger werdender Events. Dazu zählen nicht nur Konferenzdinner oder -banketts, sondern auch Rahmenprogramme (oder „Social Events“). Die Teilnahme an solchen Veranstaltungen ist überwiegend kostenpflichtig. Häufig sind Angebote dieser Art nicht bereits in eine Tagungsgebühr inkludiert, sondern müssen bei Bedarf zusätzlich gebucht und gezahlt werden.

Soll im Rahmen der Durchführung eines Dienstgeschäftes die Teilnahme an derartigen Events seitens des Arbeitgebers finanziert werden, ist das Vorliegen einer dienstlichen Notwendigkeit hierfür Voraussetzung.

Die dienstliche Notwendigkeit der Teilnahme ist seitens des Dienstvorgesetzten bereits im Rahmen der Reisegenehmigung (Dienstreiseantrag) zu begründen und entsprechend zu dokumentieren.

Wird bei der Fahrkartenbuchung ein falscher BahnCard-Typ angegeben (z. B. BahnCard Business (BCB), statt private BahnCard (BC)) und fällt das bei der Fahrkartenkontrolle im Zug auf, wird seitens des Beförderers (Bsp. Deutsche Bahn) eine Gebühr erhoben. Diese ist seitens des Arbeitgebers nicht erstattungsfähig.

Bitte beachten: Vor Abschluss der Reisemittelbuchung immer die Angabe des zutreffenden BahnCard-Typs prüfen!

Hier wird keine Dienstreise durchgeführt. Da diese Art von Veranstaltungen online stattfinden, erfolgt die Teilnahme z. B. von Zuhause aus oder im Büro. Eine Dienstreisegenehmigung ist demzufolge nicht erforderlich.

Anfallende Aufwendungen (Bsp. Tagungsgebühren) werden per „Antrag auf Rückerstattung von Barauslagen“ (siehe Formularpool) abgerechnet.

Hier liegt das Vergaberecht zugrunde. Es regelt, was öffentliche Einrichtungen beachten müssen, wenn sie Güter und Leistungen einkaufen. Die Vorschriften zum Vergabeverfahren stellen dabei Wettbewerb, Transparenz und Gleichbehandlung sicher.

Bei Fragen hierzu wenden Sie sich bitte direkt an die Abteilung Beschaffung, Zahlstelle (K13) des Dezernates Finanzangelegenheiten (K1).

Informationen dazu erteilt das „Auswärtige Amt“.

Benötigen Sie ein solches Dokument, planen Sie unbedingt genügend Zeit für die Anschaffung im Vorfeld Ihrer Dienstreise ein.

Wichtig: Sind Reisedokumente (Bsp. Reisepass, Personalausweis) bereits vorhanden, beachten Sie bitte die Einreisebestimmungen des Ziellandes – z. T. muss der Reisepass noch mehrere Monate nach Ausreise gültig sein.

Das „Auswärtige Amt“ stellt Informationen in drei Gruppen zur Verfügung. Sie können sich hier über Reisehinweise (Bsp. Auskünfte über Einreisebestimmungen, medizinische Hinweise, zoll- und strafrechtliche Besonderheiten), Sicherheitshinweise (Bsp. länderspezifische Risiken für Reisende und Deutsche im Ausland) und Reisewarnungen (Bsp. Warnung vor Reisen in ein Land/eine Region) informieren.

Die Möglichkeit besteht. Sollte davon Gebrauch gemacht werden, können die dadurch entstehenden Aufwendungen vergütet werden.

Sie sollten jedoch nicht außer Acht lassen, dass es zwischen „althergebrachten“ und privaten Unterkunfts- und Transportarten durchaus Unterschiede gibt. So müssen Geschäftshotels beispielsweise vor ihrer Eröffnung zahlreiche Tests in Bereichen wie Brandschutz oder Hygiene bestehen, während private Vermieter dies nicht tun müssen, und eine Taxilizenz erfordert in nahezu allen Ländern einen speziellen Fähigkeitsnachweis, den private Fahrer in der Regel nicht besitzen.

Informationen geben sowohl das „Auswärtige Amt“, wie auch das „Robert Koch-Institut“.

Vorsicht ist bei Reisen in Länder mit besonderen klimatischen Belastungen (geografisch zwischen dem 30. Grad nördlicher und südlicher Breite) und Infektionsgefährdungen geboten. Bei vorhandenen gesundheitlichen Einschränkungen ist eine Tätigkeit in solchen Ländern abzuwägen.

Nehmen Sie regelmäßig Medikamente ein, müssen auch diese im Reisegepäck dabei sein. Für bestimmte Medikamente ist eine ärztliche Bescheinigung für die Einreise oder die Mitnahme im Handgepäck erforderlich.

Elternzeit ist im Bundeselternzeitgesetz (Gesetz zum Elterngeld und zur Elternzeit (BEEG)) geregelt. Das Bundesreisekostengesetzes (BRKG) findet hier keine Anwendung.

Die Inanspruchnahme von Elternzeit (Vollzeit/Teilzeit) ist vor dem gewünschten Beginn gegenüber der Abt. Beschäftigte/K22 (Dez. Personalwesen) anzuzeigen. Alle Anfragen zur Ausgestaltung der Elternzeit sind an diese Fachabteilung zu richten.

Elternzeit ist eine unbezahlte Auszeit (Beurlaubung) vom Berufsleben. Das ArbeitsverhäItnis ruht während dieser Zeit. Beurlaubte Personen sind somit von ihren dienstlichen sowie arbeitsrechtlichen Pflichten freigestellt/entbunden.

Eine Dienstreise kann nur von nicht freigestellten Beschäftigten durchgeführt werden. Sollte es sich dennoch nicht vermeiden lassen, dass Reisen notwendig werden, nutzen Sie bitte das Formular Vereinbarung, um Ihre "Dienstreise" zu beantragen. Auf Grundlage dieser privatrechtlichen Vereinbarung sind Sie dem Personenkreis der Außenstehenden gleichgestellt. Außenstehende, die Reisen im dienstlichen Interesse der OVGU Magdeburg durchführen, können die tatsächlich entstandenen und durch Belege nachgewiesenen notwendigen Reisekosten maximal bis zur Höhe der bei einer vergleichbaren Dienstreise zu gewährenden Reisekostenvergütung erstattet erhalten. Pauschvergütungen (pauschales Tage- und Übernachtungsgeld) sind unzulässig.