Entstehen bei Erledigung eines Dienstgeschäftes notwendige Auslagen, die nicht als Fahrtkosten, Wegstreckenentschädigung oder Tage- und Übernachtungsgeld zu vergüten sind, werden diese als Nebenkosten erstattet. Die notwendigen Auslagen müssen ursächlich und unmittelbar mit der Erledigung des Dienstgeschäftes zusammenhängen.

Als erstattungsfähige Nebenkosten kommen insbesondere in Betracht:

• Kosten der Gepäckversendung (ab 15 kg Handgepäck) und -aufbewahrung sowie der Gepäckversicherung für persönliches und dienstliches Reisegepäck
• Eintrittsgeld für dienstlich notwendige Teilnahme an Veranstaltungen (Bsp. Ausstellungen, Tagungen),
• Dienstlich veranlasste Kommunikation (Bsp. Internet, Telefon),
• Auslandseinsatzentgelt bei Kreditkarteneinsatz für erstattungsfähige Reisekosten unter Berücksichtigung des Kreditkartenumrechnungskurses sowie Bankspesen oder Gebühren für Barabhebungen an Geldautomaten im Ausland,
• Kosten für Garagenmieten und Parkgebühren bei Benutzung von Dienstkraftfahrzeugen, privaten Kraftwagen, wenn an der Benutzung ein „erhebliches dienstliches Interesse“ (Große Wegstreckenentschädigung) (§ 5 Abs. 2 BRKG) festgestellt wurde oder Mietwagen (§ 4 Abs. 4 BRKG),
• Parkgebühren in sonstigen Fällen (§ 5 Abs. 1 und Abs. 3 BRKG) bis zu 15 Euro/Tag (Kleine Wegstreckenentschädigung)
• Kosten für Fähren und Mauten bei Benutzung von Kraftfahrzeugen,
• Kosten der freiwilligen CO₂-Kompensation bei Nutzung eines privaten Kraftwagens,
• Kosten für ärztliche Zeugnisse und erforderliche Untersuchungen (Bsp. Tropentauglichkeitsuntersuchung), notwendige Impfungen einschließlich Sera im Zusammenhang mit Auslandsdienstreisen, Grenzübertritts- und Zollpapiere, Visa sowie Aufwendungen für die Beschaffung eines Reisepasses (inkl. Passbilder), wenn dieser im Zusammenhang mit einer Dienstreise benötigt wird.

Kosten für eine nicht im öffentlichen Dienst stehende Begleitperson schwerbehinderter Beschäftigter werden entsprechend den Vorschriften des BRKG erstattet, wenn der schwerbehinderte Beschäftigte das Dienstgeschäft nur mit fremder Hilfe ausführen kann.

Nicht erstattungsfähig sind insbesondere:

• Reiseausstattung (Bsp. Koffer, Taschen),
• Tageszeitungen, Trinkgelder, Geschenke,
• Unterkunftsverzeichnisse, Stadtpläne, Landkarten,
• Reiseversicherungen (Bsp. Reiseunfallversicherung, -rücktrittsversicherung, -haftpflichtversicherung, Flugunfallversicherung, Auslandskrankenversicherung -> „Selbstversicherungsprinzip des LSA“)
• Ersatzbeschaffung, Reparatur oder Reinigung mitgeführter Kleidungs- und Reiseausstattungsstücke,
  • Auslagen für Kreditkarten (Jahresgebühr),
  • Arzt- und Arzneimittelkosten.

Betreuungs- und Pflegekosten für Familienangehörige sind keine zur Erledigung des Dienstgeschäftes notwendigen Ausgaben und können daher nicht erstattet werden.

Bei Nichtantritt oder Abbruch der Dienstreise aus dienstlichen oder zwingend privaten Gründen können erstattet werden:

• Kosten für die Stornierung von Flug- und Fahrscheinen sowie Hotel- und Unterkunftsreservierung,
• vorausbezahlte Teilnehmergebühren, soweit sie nicht vom Veranstalter erstattet werden.

Eine Kostenerstattung erfolgt unter der Voraussetzung, dass unverzüglich nach Kenntnis von Hinderungsgründen der Schadenminderungspflicht nachgekommen wird.

Dazu sind alle Möglichkeiten zu ergreifen, die entstehenden Kosten so gering wie möglich zu halten und bereits eingegangene Verpflichtungen so weit wie möglich rückgängig zu machen.