Gastprofessoren

Zur Erstattung von Reisekosten an Gastvortragende wird auf die Hochschulöffentlichen Bekanntmachungen Teil II (HÖB) Nr. 04. Finanzen, Planung, Beschaffungswesen in der jeweils geltenden Fassung verwiesen.

Bei der Beurteilung der Angemessenheit der Vergütung sind sowohl die Bedeutung und der Umfang des Gastvortrages als auch die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit gemäß § 7 Landeshaushaltsordnung des Land Sachsen-Anhalt (LHO LSA) sowie des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) zu berücksichtigen.

Die Abrechnung des Gastvortrages ist dem Dezernat Finanzangelegenheiten mit allen erforderlichen Unterlagen (Vereinbarung sowie Originalbelege zur Erstattung der Fahrt- und Übernachtungskosten) zu übersenden.

Lehrbeauftragte

Sofern im eigentlichen Lehrauftrag neben der Lehrauftragsvergütung auch ein „Auslagenersatz“ vereinbart wurde, erfolgt die Erstattung der mit dem Lehrauftrag verbundenen Kosten (insbesondere Reisekosten) nach den an der OVGU geltenden rechtlichen Bestimmungen.

Grundsätzlich planen die Institute/SPRZ die notwendigen Mittel für Reisekosten und sonstige Mehraufwendungen im Rahmen der Antragstellung zu den Lehraufträgen mit ein und vermerken bereits im Vorfeld auf dem Antragsformular, ob und in welchem geplanten Umfang auch eine Erstattung der Auslagen erfolgen soll.

Dazu haben die Lehrbeauftragten nach Abschluss des Lehrauftrages die Anlage 5 „Auslagenersatz für Fahrkosten und Mehraufwendungen“ auszufüllen und die Bestätigung der mittelbewirtschaftenden Kostenstelle zu den gemachten Angaben einzuholen.

Eine Erstattung notwendiger Mehraufwendungen ist nur im Rahmen verfügbarer Haushaltsmittel sowie unter Einhaltung der Bestimmungen des HSG LSA und des Drittmittelgebers sowie weiterer beamtenrechtlicher und reisekostenrechtlicher Regelungen, u. a. des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) möglich.

Voraussetzung für die Erstattung von Reisekosten ist, dass die Lehrbeauftragten ihren Dienst- oder Wohnort nicht am Hochschulort haben. Es werden nur die tatsächlich entstandenen, grundsätzlich durch Originalbelege nachgewiesenen, notwendigen Reisekosten in angemessener Höhe erstattet. Kosten für Verpflegung und Unterkunft werden nur auf Nachweis erstattet. Es gilt die Ausschlussfrist von 6 Monaten. Zahlungen von Pauschalbeträgen in Höhe des Tage- und Übernachtungsgeldes sind nicht zulässig.

Außenstehende mit Einladung

• Externe Gutachter,
• Externe Mitglieder von Gremien, Arbeitsgruppen, Kommissionen oder Berufungskommissionen an der OVGU sowie
• Sonstige Externe, die im Auftrag der OVGU tätig sind,

reisen auf Grundlage einer Einladung.

Im Rahmen dieser könnte beispielsweise festgelegt sein, welche Aufwendungen (Bsp. nur Übernachtungskosten) einer jeweilig außenstehenden Person vergütet werden sollen.

Die Kostenerstattung kann formlos beantragt werden. Alle tatsächlich entstandenen notwendigen Aufwendungen sind durch Beibringen von Kostennachweisen im Original (Bsp. Hotelrechnung) zu belegen.

Aufwendungen, die nicht durch Kostennachweise im Original belegt sind, werden nicht erstattet.

Pauschvergütungen (Bsp. Übernachtungsgeld) werden nicht gewährt.

Die Vergütung von Verpflegungsmehraufwendungen oder die Zahlung eines analogen Tagegeldes ist nach Auffassung des Dezernates Finanzangelegenheiten ungerechtfertigt und darf Gästen demzufolge nicht zugesagt werden, da diese den Bestimmungen des BRKG nicht unterliegen.

Der Erstattungsantrag enthält - neben allen Kostennachweisen - Namen, Privatanschrift und Bankverbindung der außenstehenden Person sowie die Reisedaten (Reiseweg, Reisezeitraum, Reisezweck) und das Einladungsschreiben. Der Erstattungsantrag ist von der antragstellenden Person handschriftlich zu unterzeichnen.

Die Abrechnung und Beantragung der Rückerstattung der entstandenen notwendigen Reisekosten sollte zeitnah nach Beendigung der Reise erfolgen.

Die Ausschlussfrist richtet sich nach den entsprechenden Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB).

Außenstehende mit privatrechtlicher Vereinbarung

• Hochschullehrer im Ruhestand ohne Ruhestandsvereinbarung,
• Studierende ohne Arbeitsverhältnis mit der OVGU sowie
• Eingeschriebene Promovenden/Stipendiaten,

die im Auftrag der OVGU tätig sind, reisen auf Grundlage einer abgeschlossenen privatrechtlichen Vereinbarung.

Die Genehmigung zur Durchführung derartiger Reisen mittels Dienstreiseantrag ist nicht zulässig.

Im Rahmen der privatrechtlichen Vereinbarung könnte beispielsweise  festgelegt sein, welche Aufwendungen (Bsp. nur Übernachtungskosten) einer jeweilig außenstehenden Person vergütet werden sollen.

Die Kostenerstattung kann formlos beantragt werden. Alle tatsächlich entstandenen notwendigen Aufwendungen sind durch Beibringen von Kostennachweisen im Original (Bsp. Hotelrechnung) zu belegen.

Sollen Verpflegungsmehraufwendungen vergütet werden, sind auch hier die entsprechenden Kostennachweise (Bsp. Rechnung Restaurant) im Original beizubringen.

Aufwendungen, die nicht durch Kostennachweise im Original belegt sind, werden nicht erstattet.

Pauschvergütungen (Tage- und Übernachtungsgeld) werden nicht gewährt. Für einen ausreichenden Versicherungsschutz ist in Eigenregie Sorge zu tragen.

Der Erstattungsantrag enthält Namen, Privatanschrift und Bankverbindung der außenstehenden Person sowie die Reisedaten (Reiseweg, Reisezeitraum, Reisezweck). Er ist von der antragstellenden Person handschriftlich zu unterzeichnen. Beizufügen sind alle maßgeblichen Kostennachweise sowie die geschlossene privatrechtliche Vereinbarung im Original.

Die Abrechnung und Beantragung der Rückerstattung der entstandenen notwendigen Reisekosten sollte zeitnah nach Beendigung der Reise erfolgen.

Die Ausschlussfrist richtet sich nach den entsprechenden Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB).