Eine Einwilligungserklärung für die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten ist erforderlich, wenn es keine rechtliche Grundlage dafür gibt. Dann bleibt nur die Freiwilligkeit aufgrund der Einwilligung der Betroffenen. Diese Freiwilligkeit muss nachgewiesen werden, was üblicherweise durch das Einholen einer Einwilligungserklärung erfolgt. Das kann in elektronischer oder in Papierform erfolgen. 

Eine Einwilligung ist nur möglich, wenn die Betroffenen ausreichende Informationen darüber erhalten, worin sie einwilligen. So ist mindestens eine Auflistung der zu erhebenden Daten mit den jeweiligen Zwecken, für die sie erhoben werden, erforderlich. Wenn diese Informationen schon an anderer Stelle gegeben werden kann direkt darauf verwiesen werden. Außerdem muss eine Einwilligung eine eindeutige Handlung erfordern. Es kann nicht von einem „stillschweigenden Einverständnis“ ausgegangen werden, Auswahlkästchen dürfen nicht vorausgewählt sein o.ä. Am besten sind eindeutige Formulierungen wie z.B. „Hiermit willige ich ein, dass…“, um eine nach der DSGVO gültige Einwilligungserklärung zu erhalten.

Da eine Einwilligung jederzeit und ohne Begründung widerrufen werden kann, muss angegeben werden, wie die Betroffenen das tun können. Das kann durch Angabe einer Kontaktmöglichkeit erfolgen und muss ebenso einfach möglich sein wie die Erklärung der Einwilligung.

Die Einwilligungserklärung muss entweder auf der Webseite erscheinen, auf der sich das Formular zur Erhebung der Daten befindet oder im Dokument enthalten sein, mit dem die Daten erhoben werden. Zur Unterstützung finden Sie im Formularpool eine Vorlage zur Erstellung von Einwilligungserklärungen, die Sie jedoch immer auf Ihren konkreten Fall anpassen müssen.