Audit durch die EU-Kommission

Second-Level-Audit

Second-Level-Audit können bis zu 2 Jahre nach der Abschlusszahlung durch die Europäische Kommission durchgeführt werden. Daher müssen alle Buchungsunterlagen, Rechnungen etc. eines EU-Projektes von den Partnern bis mindestens 2 Jahre nach der Schlusszahlung aufbewahrt werden.

Mögliche Folgen aus einer negativen Bewertung eines Audits können u.a. sein:

• Anpassung von Deliverables
• Rückforderung von Zuschüssen
• Ausschluss von Zuwendungsempfängern
• Bußgeldzahlung

Third-Level Audit

In einem Third-Level Audit erfolgt die Überprüfung durch den Europäischen Rechnungshof, OLAF etc.

System- und Prozessaudit (SPA)

Ziel des System- und Prozessaudits ist es, den Prüfungsaufwand für die Begünstigten zu verringern. Geprüft wird, ob die einrichtungsüblichen Abrechnungsmethoden im Einklang mit dem Model Grant Agreement stehen und kann unter folgenden Voraussetzungen beantragt werden:

• Die Einrichtung verfügt über eine formalisierte Dokumentation der Systeme und Prozesse zur Berechnung ihrer Kosten und Beiträge,
• Die Einrichtung hat an mindestens 150 Projekten im Rahmen von Horizont 2020 oder Euratom teilgenommen und
• Nimmt an mindestens 3 laufenden Aktionen im Rahmen von Horizont Europa oder dem Euratom teil.

Die Beantragung des SPA ist ab dem 1. Audit eines Horizont Europa Projektes möglich. Es besteht keine Vorabprüfung.

Finanzaustellung - Form C

Der Finanzbericht (Periodic Financial Report) ist der Bericht zum Stand des Projektes (Fortschritt, Zielerreichung) und besteht aus folgenden Teilen:

• Individuellem Finanzbericht je Partner (individual financial statement),
• Erläuterung zu den genutzten Ressourcen (explanation on the use of resources),
• Zusammenfassender Finanzbericht für den Berichtszeitraum (periodic summary financial statement) und
• Auditzertifikat, wenn Auditgrenze (430.000 EUR) erreicht ist.

Für den Finanzbericht gilt die Besonderheit, dass diese Berichte online von einer hierzu in einem besonderen Verfahren autorisierten Person eingereicht werden müssen.

Diese Person ist der/die Financial Statement Authorised Signatory (FSIGN).

Nur die als FSIGN einem Projekt zugeordnete Person kann über ihren Zugang im Funding & Tender Opportunities Portal einen Finanzbericht mit ihrer elektronischen Signatur absenden.

Für die OVGU wurden FSIGNS und LSIGNS festgelegt. Innerhalb eines Projektes muss eine Zuordnung erfolgen, die in Absprache mit dem EU-Büro erfolgen soll.

• Hinweis: nur 85% Cash-Flow im Projektverlauf

  Zahlungen sind in drei Arten von Zahlungen unterteilt:

  • Vorfinanzierung (Pre-financing): diese wird 30 Tage nach Unterzeichnung des Vertrags oder 10 Tage vor Projektbeginn ausgezahlt (am späteren Termin). 5% der Zuwendung werden bei der Vorfinanzierung von der Gesamtfördersumme abgezogen und in den Garantiefond abgeführt.

  • Zwischenzahlung 1 oder mehrere: werden 90 Tage nach Erhalt des Zwischenberichtes ausgezahlt. Die Höhe der Vorfinanzierung und Zwischenzahlungen darf 90% der Gesamtfördersumme nicht überschreiten.

  • Schlusszahlung: mit dieser Zahlung werden die restlichen 15% der Gesamtfördersumme (entsprechend der tatsächlich abgerechneten Ausgaben) spätestens 90 Tage nach Annahme des Berichtes ausgezahlt. Evtl. offene Nachfragen müssen vor der letzten Zahlung geklärt sein.