Alle Buchungsunterlagen, Rechnungen etc. eines EU-Projektes müssen von den Partnern bis 2 Jahre nach der Schlusszahlung aufbewahrt werden, da bis zu diesem Zeitpunkt finanzielle und technische Audits der Kommission möglich sind.

Mögliche Folgen aus einer negativen Bewertung eines Audits können u.a. sein:

• Anpassung von Deliverables
• Rückforderung von Zuschüssen
• Ausschluss von Zuwendungsempfängern
• Bußgeldzahlung

Für den Finanzbericht gilt die Besonderheit, dass diese Berichte online von einer hierzu in einem besonderen Verfahren autorisierten Person eingereicht werden müssen.

Diese Person ist der/die Financial Statement Authorised Signatory (FSIGN).

Nur die als FSIGN einem Projekt zugeordnete Person kann über ihren Zugang im Teilnehmerportal einen Finanzbericht mit ihrer elektronischen Signatur absenden.

Für die OVGU wurden FSIGNS und LSIGNS festgelegt. Innerhalb eines Projektes muss eine Zuordnung erfolgen, die in Absprache mit dem EU-Büro erfolgen soll.

Hinweis: nur 85% Cash-Flow im Projektverlauf

Zahlungen sind in drei Arten von Zahlungen unterteilt:

• Pre-financing (Vorfinanzierung),
• bei einem Projekt mit zwei Berichtsperioden werden voraussichtlich 45 % der gesamten Zuwendung 30 Tage nach Unterzeichnung des Vertrags ausgezahlt
• bei einem Projekt mit drei Berichtsperioden werden voraussichtlich 33% der gesamten Zuwendung 30 Tage nach Unterzeichnung des Vertrags ausgezahlt
• 5% der Zuwendung werden bei der Vorfinanzierung von der Gesamtfördersumme abgezogen und in den Garantiefond abgeführt
• Zwischenzahlung 1 oder mehrere
  bis max. 90% der Gesamtfördersumme
• Schlusszahlung
  die verbleibenden letzten 10% der Gesamtfördersumme und zusätzlich die Rückzahlung der 5% aus dem Garantiefond