Umstellung auf elektronischen Rechnungseingang

Die Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg stellt auf den elektronischen Rechnungseingang um. Bitte senden Sie uns ab sofort Ihre Ausgangsrechnungen im Format PDF, XRechnung oder ZUGFeRD ausschließlich per E-Mail an folgende Adresse:

Zur Verarbeitung Ihrer elektronischen Ausgangsrechnungen müssen folgende Parameter beachtet und eingehalten werden:

• Senden Sie Rechnungen und Gutschriften jeweils nur einmal an die obenstehende E-Mail-Adresse. Es werden ausschließlich Rechnungen aus diesem Postfach verarbeitet.
• Alle rechnungsrelevanten Daten müssen im Anhang als entsprechende Datei angehängt und dürfen nicht Bestandteil des Fließtextes sein.
• Jede E-Mail darf nur eine Rechnung und eventuell weitere dazugehörige Anhänge enthalten.
• Falls Rechnungen und Anlagen in einem Dokument zusammengefasst sind, muss dieses immer mit der Rechnung beginnen. Anhänge sollten als nachfolgende Seiten hinzugefügt werden (Empfehlung). Bei Aufteilung in mehrere PDF-Dateien pro Vorgang müssen diese mit eindeutigen Ausdrücken wie “Lieferschein“, „Anhang“ oder „Anlage“ von der eigentlichen Rechnung abgegrenzt werden.
• Rechnungen dürfen kein passwortgeschütztes PDF-Dokument sein und sollten eine Qualität von 300 dpi besitzen. Es gilt eine maximale Größe von 15MB pro E-Mail.
• Nicht zugelassene Dateiformate (bspw. Word, Excel, ZIP) werden nicht berücksichtigt. Es erfolgt keine Weiterverarbeitung.
• Rechnungen dürfen nicht gedreht sein, Hoch- und Querformat sind jedoch möglich.
• Der Betreff der E-Mail sollte Ihre Rechnungsnummer enthalten.
• Das Versenden von Werbung, Newslettern, Vertragsdokumenten oder Ähnlichem an die obenstehende E-Mail-Adresse ist nicht gestattet.

Übermittelte Rechnungen, welche nicht den Vorgaben entsprechen, können nicht verarbeitet werden. Es erfolgt keine Zahlung und Rückmeldung unsererseits.

Bei Fragen zu den technischen Rahmenbedingungen sprechen Sie uns gerne an. Auf Wunsch können wir auch zusammen mit Ihnen die Annahme und Verarbeitung eine Proberechnung testen.

Grundsätzlich gilt, dass die Rechnung alle nach § 14 Abs. 4 und § 14a Abs. 5 UStG erforderlichen rechnungsrelevanten Angaben zu enthalten hat.

Unsere Rechnungsanschrift lautet:

Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg

Universitätsplatz 2

39106 Magdeburg

Eine abweichende Lieferanschrift ist zulässig.

Zur sicheren und zügigen Zuordnung der Rechnung ist die Angabe der Auftragsnummer unerlässlich. Ist keine Auftragsnummer vorhanden, sind zwingend die Kostenstelle oder der bestellende Bereich anzugeben.